Hilfestellung und Dokumente für Projektpartner

An dieser Stelle haben wir für Sie Informationen und Dokumente zusammengestellt, die Sie im Laufe der Zusammenarbeit mit uns für die Antragstellung, die Durchführung und den Abschluss Ihres Projekts benötigen. Um Ihnen die Bearbeitung der Dokumente zu erleichtern, finden Sie am Ende der Seite die FAQ für Projekte ab 2018 mit der Erläuterung verschiedener Begriffe.

Die Projektidee

Jedes Projekt beginnt mit einer Projektidee. Dieser erste Schritt trägt dem Ansatz der Robert Bosch Stiftung GmbH Rechnung, dass Projekte in einem zweistufigen Verfahren: - Idee und Antrag -, entwickelt und entschieden werden. Die Projektidee gibt einen ersten Einblick in die wesentlichen Grundzüge eines Projekts, sowohl inhaltlich, budgetär, als auch strukturell.

Der Projektantrag

Im Projektantrag beschreiben Sie Ihr Projekt, definieren dessen Ziele und wie Sie diese erreichen wollen. Zur Antragstellung werden Sie von der Robert Bosch Stiftung GmbH dann aufgefordert, wenn Ihre Projektidee positiv bewertet wurde.

Der Finanzplan

Der Finanzplan ist Ihre Finanzkalkulation. Er wurde auf Grundlage Ihres Antrages erstellt. Er ist untergliedert in Aktivitäten und Kostenpositionen und gibt die (inhaltliche) Kostenstruktur des Projektes wieder (Gesamt- und RBSG-Mittel). Die bereitgestellten Mittel müssen entsprechend der Aktivitäten des Finanzplans verwendet werden. Sollten sich im Projektverlauf Abweichungen abzeichnen, die den genehmigten „Freibetrag Verschiebung“ pro Aktivität überschreiten, müssen diese schriftlich mit der Robert Bosch Stiftung GmbH abgestimmt und genehmigt werden. Bitte kontaktieren Sie dazu mit einer aktualisierten Kalkulation Ihren Ansprechpartner bei der Robert Bosch Stiftung GmbH.

Da sich bei der Durchführung des Projektes Änderungen im Finanzplan ergeben können, ist es möglich, eingesparte Mittel auf andere (bestehende oder neue) Aktivitäten zu übertragen, sofern sich der Projektcharakter dadurch nicht ändert. Liegt der umdisponierte Betrag im Rahmen des prozentualen “Freibetrag Verschiebung“ für genehmigte Aktivitäten, können Sie die Änderungen eigenverantwortlich vornehmen. Falls der “Freibetrag Verschiebung” überschritten wird, neue Aktivitäten entstehen oder falls Sie unsicher sind was zu tun ist, setzen Sie sich bitte frühzeitig mit Ihrem Ansprechpartner bei der Robert Bosch Stiftung GmbH in Verbindung. Eine Änderung des Finanzplans, die den “Freibetrag Verschiebung” überschreitet, ist immer schriftlich vor Ablauf des Förderzeitraumes zu beantragen. Erläutern Sie die Gründe und fügen Sie einen aktualisierten Finanzplan bei (Dokumente für den Projektantrag). Die Änderung des Finanzplans muss von der Robert Bosch Stiftung GmbH schriftlich bestätigt werden. Nicht genehmigte Änderungen des Finanzplans führen zu Rückforderungen der entsprechenden Mittel.

Der „Freibetrag Verschiebung“ wird bist zu einem festgesetzten, prozentualen Höchstsatz pro Aktivität vereinbart. Sie finden Ihren „Freibetrag Verschiebung“ unterhalb des Finanzplans in Ihrem Vertrag. Sollten im Projektverlauf nicht alle Mittel einer Aktivität benötigt werden, so kann diese Einsparung auf eine andere vereinbarte Aktivität umdisponiert werden. Der „Freibetrag Verschiebung“ stellt dabei die Höchstgrenze dar, bis zu der Sie Verschiebungen, bzw. Änderungen im Finanzplan, ohne die Zustimmung der Robert Bosch Stiftung GmbH vornehmen können. Der „Freibetrag Verschiebung“ bezieht sich nicht auf neue Aktivitäten, die zum Zeitpunkt der Projektgenehmigung durch die Robert Bosch Stiftung GmbH, im Finanzplan noch nicht enthalten waren. Die Schaffung neuer Aktivitäten muss immer von der Robert Bosch Stiftung GmbH schriftlich genehmigt werden.

Der Zahlungsplan

In den Zahlungsplan werden alle für den Förderzeitraum auszuzahlenden Beträge eingetragen. Sie haben damit die Möglichkeit, die Auszahlungen der bei der Robert Bosch Stiftung GmbH beantragten Mittel an den voraussichtlichen Projektverlauf anzupassen. Ihr zuständiger Projektverantwortlicher bei der Bosch Robert Bosch Stiftung kann Sie (bezüglich Zahlungsraten und -frequenz) beraten.

Der Projektrückblick

Im Projektrückblick beschreiben Sie die Ergebnisse, erzielte Wirkung, Erfahrungen und Lernprozesse, die sich aus Ihrem Projekt ergeben haben. Besonders wichtig ist dabei, wie sich Ihr Projekt im Verhältnis zur ursprünglichen Planung (Projektantrag) während der Durchführung entwickelt und verändert hat.

Der Verwendungsnachweis

Um sicherzustellen, dass die von der Robert Bosch Stiftung GmbH zur Verfügung gestellten Mittel gemeinnützig und vertragsmäßig von Ihnen verwendet wurden, müssen Sie in der Regel am Ende Ihres Projekts einen Verwendungsnachweis einreichen. Sie finden diese Anforderung in Ihrem Vertrag. Der Verwendungsnachweis ist der Abgleich zwischen den Plan- und den Ist-Kosten des Projekts. Auf dieser Grundlage prüft die Robert Bosch Stiftung GmbH die folgenden Fragestellungen:

  • Wurde der von der Robert Bosch Stiftung GmbH zur Verfügung gestellte Betrag gemeinnützig und wirtschaftlich verwendet?
  • Wurden die bereitgestellten Mittel im Rahmen der beantragten Maßnahme für den geförderten Zweck ausgegeben?
  • Wurden die Vertragsbedingungen bei der Projektdurchführung eingehalten?
  • Der Verwendungsnachweis muss den erforderlichen Bestätigungssatz (vgl. Vorlage unter Dokumente für Partner) enthalten und eigenhändig unterschrieben bei der Robert Bosch Stiftung GmbH eingereicht werden. Die Einreichung als digitale Scankopie ist möglich.

Die Belegliste

Die Belegliste ist eine Übersicht über alle Ausgaben Ihres Projektes. In der Belegliste müssen nur die Ausgaben aufgeführt werden, die aus den Mitteln der Robert Bosch Stiftung GmbH finanziert wurden. Jeder Beleg wird nummeriert aufgeführt und entsprechend dieser Nummerierung abgelegt. Bitte achten Sie darauf, dass die Zuordnung der Belege zur Belegliste und zur Aktivität und Kostenposition im Finanzplan des Vertrages eindeutig nachvollziehbar ist. Übertragen Sie das Belegdatum, den Aussteller bzw. Zahlungsempfänger, den Rechnungsbetrag und den Projektbezug vom Beleg in die Belegliste. Sollte der Projektbezug nicht aus einem Beleg hervorgehen, können Sie ihn im Bemerkungsfeld erläutern. In die Spalte "Kostenposition mit Code" ist die Kostenposition entsprechend des Finanzplans einzutragen.

 

Ja, sofern alle Angaben, die in dem Formular "Belegliste" angefordert werden, aus den Buchhaltungslisten hervorgehen.

Die Belege

Ob Sie am Projektende zur Abrechnung Ihrer von der Robert Bosch Stiftung GmbH bereitgestellten Mittel auch von vorneherein Belege bei der Robert Bosch Stiftung GmbH einreichen müssen, entnehmen Sie Ihrem Vertrag (Siehe Anlage 5, Hinweise zur Belegführung). Generell behält sich die Robert Bosch Stiftung GmbH vor, bei Bedarf die Einzelbelege zur Prüfung anzufordern. Die einzelnen Belege müssen entsprechend der Belegliste nummeriert sein und sind in derselben Reihenfolge abzulegen, wie sie auf der Belegliste erscheinen.

In der Regel genügen Belege für die Ausgaben, die aus den Mitteln der Robert Bosch Stiftung GmbH finanziert wurden. Alle Belege müssen in elektronischer Form eingereicht werden, als tif- oder pdf-Format in schwarz-weiß mit einer Auflösung von bis zu 300 dpi.

Prüfungsfähige Unterlagen sind Rechnungen, Quittungen, Kassenberichte, Reisekostenabrechnungen und Ähnliches. Aus den Unterlagen muss der Endempfänger (z. B. der Rechnungssteller) der Fördermittel eindeutig ersichtlich sein. Entscheidend ist, dass der Projektbezug eindeutig erkennbar ist. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie diesen direkt auf dem Beleg oder in der Belegliste erläutern/ergänzen. Aus einer Taxiquittung muss beispielsweise die Strecke (Ausgangsort und Zielort), der Anlass (z. B. Besuch des Projektetreffens), der Grund (z. B. schweres Gepäck) und ggf. Mitreisende vermerkt werden. Aus einer Restaurantrechnung muss der Anlass der Bewirtung sowie die Teilnehmer und ihre Funktion hervorgehen.

Wenn ein Beleg aus mehreren Finanzierungsquellen beglichen wurde, ist auf dem Beleg zu vermerken, wie hoch der Anteil der Mittel der Robert Bosch Stiftung GmbH  ist. Falls es sich um einzelne/unterschiedliche Posten handelt, können Sie diese auf dem Beleg markieren und summieren. Wird eine Kostenposition auf mehrere Finanzierungsquellen verteilt, sollten Sie die Berechnungsgrundlage der Splittung angeben.

Bitte benutzen Sie bei der Abrechnung von Reisekosten das Formular „Reisekostenabrechnung“, zu finden unter „Weitere Dokumente“.

Fügen Sie diesem Formular alle Einzelbelege (Tickets; Boardingpässe; Taxibelege etc.) hinzu. Ist ein Flugticket und Bordingpass nicht vorhanden, wird als geeigneten Nachweis eine Rechnung mit Bestätigung des Reisenden, dass der Flug angetreten wurde und dass keine Erstattung von dritter Seite erfolgt ist, anerkannt. Privat-Kraftfahrzeug oder Taxi sollten nur in begründeten Fällen genutzt werden. Der Grund ist auf der Reisekostenabrechnung bzw. den Einzelbelegen zu vermerken. Für Fahrten mit dem PKW können in Deutschland bis zu 0,30 € pro Kilometer geltend gemacht werden.

Personalkosten sind je nach Art der Stelle unterschiedlich nachzuweisen. Bei Vollzeitstellen im Rahmen des Projektes genügt ein Auszug aus der Lohnbuchhaltung bzw. Kontoauszüge. Bei Teilzeitstellen ist eine Übersicht zu erstellen, aus der die für das Projekt aufgewendeten Stunden oder der prozentuale Anteil der jeweiligen Stundenvergütung erkenntlich sind (Auszug aus der Lohnbuchhaltung).

Verträge sind stets schriftlich zu fixieren. Aus dem Vertrag müssen folgende Punkte hervorgehen:

  • der Vertragsgegenstand
  • eine eindeutige Beschreibung der Leistungen des Auftragnehmers
  • die Berechnungsgrundlage der Vergütung (z. B. Stundensätze, Tagewerke)
  • Steuer-, Versicherungs-, Abgabepflichten (z. B. ob die Mehrwertsteuer enthalten ist).


Die Rechnung muss folgende Punkte enthalten:

  • Allgemeinen Angaben: Name, Adresse, Steuernummer des Honorarempfängers
  • die erbrachte Leistung
  • den Leistungszeitraum bzw. die geleistete Stundenzahl
  • ggf. den anzuwendenden Umsatzsteuersatz

Neben den üblichen Angaben müssen bei abgerechneten Bewirtungskosten der konkrete Anlass und die Anzahl der bewirteten Personen ersichtlich sein. Bei den abgerechneten Übernachtungskosten müssen zusätzlich zu den üblichen Angaben auf der Rechnung die Anzahl der Übernachtungen, der Personen und der Übernachtungszeitraum ersichtlich sein. Reservierungsbestätigungen sind keine Belege.

Fremdsprachige Belege - sofern nicht englischsprachig - müssen stichwortartig ins Englische oder Deutsche übersetzt werden, sodass die Kostenposition, der Projektbezug und der Rechnungsbetrag ersichtlich sind.

Bei Überweisungen an Vertragspartner außerhalb der Euro-Zone findet die erste Konvertierung bei Überweisung der Zahlungsrate(n) (laut Zahlungsplan im Vertrag) von der Robert Bosch Stiftung GmbH an den Vertragspartnern statt. Der beim Vertragspartner eingegangene Fremdwährungsbetrag inkl. Umrechnungskurs bei Eingang ist jeweils mit einem Bankauszug nachzuweisen.

Sollte es im Projektverlauf weitere Konvertierungen in andere Währungen geben, muss für jede dieser Konvertierungen der Umrechnungskurs zum Zeitpunkt der Konvertierung belegt werden (Rechnung oder Bankauszug).  

Idealerweise wird die Belegliste um eine oder entsprechend mehrere Spalten ergänzt, um die einzelnen Umrechnungsschritte übersichtlich und nachvollziehbar darstellen zu können. Es muss nachvollziehbar sein wie der Euro-Betrag über die einzelnen Konvertierungsschritte in die jeweilige Fremdwährung zustande gekommen ist.

Beispiel: Sie sind ein Vertragspartner in der USA und erhalten in zwei Raten die Fördermittel von RBSG (Konvertierung von € in $ bei Überweisung der Zahlungsraten). Sie zahlen aber nicht nur Rechnungen in Dollar, sondern einen Teil der Rechnungen fallen z.B. in Mexiko an, d.h. es gibt eine zusätzliche Umrechnung von $ in Pesos zum Zeitpunkt der Rechnungsüberweisung. In der Darstellung auf der Belegliste muss nachvollziehbar sein, wann und zu welchem Kurs die €-Förderung der Robert Bosch Stiftung GmbH in Dollar umgerechnet wurde und wann und zu welchem Kurs der Dollarbetrag weiter gewechselt wurde, um die Rechnung in Pesos zu bezahlen. Umgekehrt kann man dann den Pesos-Betrag der Rechnung in zwei Schritten zurück verfolgen auf einen Euro-Betrag, der bei der Robert Bosch Stiftung GmbH geltend gemacht wird.

Sind Sie ein Vertragspartner im Euro-Raum und zahlen auch Rechnungen in anderen Währungen, ist jeweils pro Rechnung der Umrechnungskurs zum Zeitpunkt der Konvertierung (= Zeitpunkt der Rechnungszahlung) in der Belegliste aufzuführen.

Ist für eine geringe Leistungserbringung (z. B. Parkticket, Münztelefon etc.) oder eine Eigenleistung kein Beleg vorhanden oder wurde er verloren, kann in Ausnahmefällen ein Eigenbeleg als Ersatz anerkannt werden.

Ein Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
  • Art der Aufwendung (z. B. Parkticket)
  • Zahlungsgrund, aus dem der Projektbezug deutlich wird
  • Datum der Aufwendung
  • Kosten (Summe und ggf. Einzelpreise) mit ausgewiesener MwSt. bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Beleg für die Höhe des Preises (z. B. Preisliste)
  • Grund des Eigenbelegs (z. B. Verlust, Diebstahl, Benutzung eines Automaten, der keinen Beleg erstellt)
  • Bestätigung z. B. "Ich bestätige die Richtigkeit sowie Vollständigkeit meiner Angaben und versichere, dass ich diese Kosten von keiner anderen Stelle erstattet bekomme und eine Erstattung dieser Kosten bei keiner weiteren Stelle beantragt habe noch beantragen werde."
  • Datum der Ausstellung
  • Unterschrift des Ausstellers/Zahlungsempfängers (und möglichst von einer zweiten Person, die für die Institution vertretungsberechtigt ist, z. B. einem Vorstandsmitglied)

Der Förderzeitraum ist im Vertrag festgelegt. Abgerechnet werden können ausschließlich Ausgaben, die in diesem Zeitraum angefallen und verausgabt worden sind. Ausschlaggebend sind das Rechnungsdatum und der Zeitraum der Leistungserbringung.

Nur bei Kooperationsverträgen mit ausländischen Partnern müssen Belege mit dem Verwendungsnachweis eingereicht werden. Bei inländischen Partnern genügt der Verwendungsnachweis allein. Genaue Informationen finden Sie auch in der Vertragsanlage „Hinweise zur Abrechnung und zur Belegführung“.

Was ist mit "sparsamer und wirtschaftliche Mittelverwendung" gemeint?

Die Robert Bosch Stiftung GmbH ist aus gemeinnützigkeitsrechtlichen Gründen dazu verpflichtet sicherzustellen, dass die Mittel, die sie im Rahmen der Projekte zur Verfügung stellt, sparsam, wirtschaftlich und gemeinnützig eingesetzt werden. Beispiele dafür sind in den "Grundsätzen zur wirtschaftlichen Mittelverwendung" (Link zum Dokumentendownload auf der Homepage / Anlage in Ihrem Vertrag) beschrieben.