Michael Fuchs

Für unsere Repräsentanz in Berlin suchen wir zum 01.06.2019 einen

Fachreferent (m/w/d) Operativer Betrieb Repräsentanz Berlin Schwerpunkt Empfangsmanagement

Die Robert Bosch Stiftung ist eine der großen unternehmensverbundenen Stiftungen in Deutschland und verfolgt ausschließlich gemeinnützige Zwecke.

Sie möchten Teil unseres Teams „Operativer Betrieb Repräsentanz Berlin“ werden und zusammen mit den Kollegen für die Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Veranstaltungsablaufes und die Gewährleistung des einwandfreien Betriebes aller Einrichtungen und Anlagen des Hauses verantwortlich sein? Dann sind Sie bei uns richtig!

Ihre Aufgaben:                                  

  • Eigenverantwortliche Übernahme aller Empfangstätigkeiten (z.B. Ansprechpartner für Gäste und Dienstleister, Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen, Abwicklung der Post und Anlieferungen, Bestellung von Verbrauchs und Büromaterialien)
  • Selbstständige Bearbeitung von Angeboten und Rechnungen in der stiftungseigenen Datenbank (CRM)
  • Koordinierung von Besprechungen inklusive Reservierung im Raumbuchungsprogramm und Abwicklung von Bewirtungsbestellungen
  • Zuständigkeit für Zutrittsberechtigungen und Überwachung der Sicherheitseinrichtungen am Empfang
  • Vertretungsweise Übernahme von Aufgaben des Bereichssekretariats (Terminmanagement und Reisebuchungen)
  • Enge Zusammenarbeit mit den Kollegen des Operativen Betriebs (Haustechnik, Logistik)
  • Mitarbeit bei Sonderprojekten innerhalb des Bereiches

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einem vergleichbaren Arbeitsumfeld
  • Hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisationsstärke, Eigenverantwortlichkeit, Verantwortungsbewusstsein, Effizienz
  • Ausgeprägte Fähigkeit zum Priorisieren von Aufgaben und hohe Souveränität auch in Stresssituationen
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Erfahrungen mit CRM-Systemen oder vergleichbaren Datenbanksystemen
  • Grundlegende buchhalterische Kenntnisse
  • Gute bis sehr gute Englischkenntnisse
  • Verbindliches, freundliches und gepflegtes Auftreten
  • Erfahrung und Freude am Umgang mit Menschen (auch international)

Das Team „Operativer Betrieb Repräsentanz Berlin“ wird durch die Referentin koordiniert. Sie arbeiten in Vollzeit im Schichtdienst (1. Woche 7:00-15:45 Uhr, 2. Woche 11:15-20:00 Uhr). Die Bereitschaft zu bei Bedarf abweichenden Arbeitszeiten setzen wir voraus.

Unser Angebot:

Wenn Sie sich leistungsorientiert und mit hohem persönlichem Einsatz dieser herausfordernden Aufgabe und anspruchsvollen Tätigkeit widmen möchten, bieten wir Ihnen die Möglichkeit zum selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten im Team in einem vielseitigen Arbeitsumfeld. Wir bieten attraktive Rahmenbedingungen und Zusatzleistungen und unterstützen Sie mit umfangreichen Weiterbildungsangeboten. Außerdem garantieren wir eine umfängliche Einarbeitung sowie einen Mentor, der Ihnen für die Anfangszeit für alle Fragen hilfreich zur Seite steht.

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Entfristung der Stelle nach Ablauf der zwei Jahre wird angestrebt. Der Arbeitsort ist Berlin.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich bis zum 23.01.2019 über unser Online-Bewerberportal. Aus Datenschutzgründen bitten wir Sie uns Ihre Bewerbung ausschließlich über dieses Portal zukommen zu lassen.

Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen folgende Dokumente hinzu:

  • Anschreiben
  • Lebenslauf
  • Zeugnis des höchsten Schulabschlusses
  • Ausbildungs/Hochschulzeugnisse
  • Zeugnisse/Nachweise über bisherige praktische Tätigkeiten

Auf unserer Homepage www.bosch-stiftung.de finden Sie auch alle weiteren Informationen zu unserer Tätigkeit.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Unsere Angebote

Individuelle Einarbeitung
Interkulturelle Teamarbeit
Weiterbildung
Gesundheitsbetreuung
Gute ÖPNV-Anbindung

Ihre Ansprechpartnerin

Josefina Franco-Pérez
Stellvertretende Bereichsleiterin
Tel0711 46084-680
E-Mail an Josefina Franco-Pérez