Hilfestellungen zu Finanzen

Aktivitäten sind Einzelmaßnahmen innerhalb Ihres Vorhabens. Untergliedern Sie Ihren Finanzplan in frei benennbare Aktivitäten, wie Workshops, Weiterbildungen, Seminare oder Publikationen. Haben Sie an alle Kosten gedacht? Tipp: Gleichen Sie ab, ob sich alle Aktivitäten, die Sie im Antrag beschrieben haben, auch im Finanzplan wiederfinden.

Erfassen Sie unter jeder Aktivität die wesentlichen Kostenpositionen, die bei der Durchführung der Aktivität entstehen. Die Kostenpositionen sind vordefiniert. 

Folgende Kostenpositionen stehen zur Verfügung:

• Anzeigen: Anzeigen in Print, Web und anderen Medien
• Dienstleistungen: Vergütungen für Dienstleistungen, z. B. für Referent:innen, Moderator:innen, Lektor:innen, Berater:innen, Juror:innen, Fotograf:innen, Grafiker:innen, Agenturen inkl. USt und Auslagenersatz;
• Druckkosten: Kosten für die Erstellung und den Druck von Flyern, Broschüren und weitere gedruckte Materialien etc.
• Gebühren / Abgaben: z. B. Gema-Gebühren, Versicherungskosten und Steuern, Lizenzen, Rechte, Künstlersozialkasse, Eintrittsgelder  
• Inventar: nicht verbrauchbare Gegenstände ab einem Einzelpreis von 150 €, z. B. Ausstattung, Fachbücher, technische Anschaffungen (Förderung nur für gemeinnützige Organisationen möglich)
• IT: Kosten für Webseiten, Webportale, Hosting etc.
• Personalkosten: Löhne und Gehälter auf Basis eines vertraglichen Beschäftigungsverhältnisses
• Raum und Technik: Mietkosten für Räumlichkeiten und technisches Equipment  
• Reisekosten: Fahrtkosten mit Bus/Bahn/ÖPNV/Flug (2. Klasse), privatem PKW (0,30 € pro km) und/oder Übernachtung in Hotel/Hostels etc. ggf. inkl. Frühstück und Nebenkosten  
• Sonstiges: Ausgaben, die sich nicht durch die vorgegebenen Kostenpositionen definieren lassen. Sonstiges ist keine Sammelposition für verschiedene Kostenpositionen.
• Verbrauchsmaterial: Papier, Stifte, Moderationsmaterial, Bastelmaterial, Druckerpatronen etc.
• Verpflegung / Bewirtung: Speisen und Getränke im Rahmen von projektbezogenen Anlässen wie Besprechungen, Veranstaltungscatering, Tagungsverpflegung, Verpflegungspauschalen bei Reisen (hier genaue Berechnung und Festlegung nötig)  
• Versand: Porto, Kurier, Postdienstleistungen, Mailing-Dienste  
• Verwaltungskostenpauschale / Overhead: Gemeinkostenumlage, die pauschal gewährt wird. Dazu zählen bspw. Miet- und Mietnebenkosten, IT-Infrastruktur, Büromaterial und sonstiges allgemeines Verbrauchsmaterial; sonstige Verwaltungsgemeinkosten
• Förderung an Dritte: Förderbeträge, die im Rahmen einer Mittelweitergabe an dritte Organisationen weitergeleitet werden.

Bitte beachten Sie bei der Stellenkalkulation folgende Schritte und formulieren Sie Ihre Angaben so präzise wie möglich:

• Stellenbeschreibung: Definieren Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden, die für das Vorhaben eingeplant sind.
• Gehälter: Ermitteln Sie die Bruttogehälter der Mitarbeitenden. Berücksichtigen Sie die gesetzlichen Sozialabgaben (z. B. Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung) und geben Sie in der Beschreibung, sofern zutreffend, die Entgeltgruppe und Stufe an.
• Anteilige Arbeits: Berechnen Sie den prozentualen Anteil der Arbeitszeit, den die Mitarbeitenden voraussichtlich für das Vorhaben aufwenden. Dies lässt sich in Vollzeitäquivalenten (FTE) darstellen. Ein FTE entspricht einer vollzeitbeschäftigten Person.  

Im Rahmen der Antragsprüfung prüfen wir die Angemessenheit der Personalkosten. Bitte beantragen Sie nur Gehälter, deren Höhe sie anhand von branchenüblichen und nationalen Standards rechtfertigen können. Sie sollten mindestens eine der folgenden Fragen mit ja beantworten können: 

• Unterliegen Ihre Gehälter einem Tarifvertrag?
• Gibt es in ihrer Organisation Betriebsvereinbarungen oder anderweitig festgelegte Gehaltsstrukturen?
• Können Sie uns die Branchenüblichkeit durch Vergleich mit Berufsportalen, Stellenanzeigen, Gehaltsstudien oder statistische Quellen aufzeigen?

• Für Personalkosten benötigen wir für jede Personalstelle eine Abrechnung aus der Lohnbuchhaltung. Bitte vermerken Sie auf der Abrechnung die rechnerische Grundlage, falls die tatsächlich abgerechneten Kosten von der Entgeltabrechnung abweichen. Mögliche Gründe für eine Abweichung können beispielsweise anteilig finanzierte Stellen oder Sozialabgaben sein.Für Personalkosten benötigen wir eine Abrechnung aus der Lohnbuchhaltung, die die abgerechneten Stellenanteile angibt.

Bitte beachten Sie bei der Kalkulation von Dienstleistungen folgende Schritte und formulieren Sie Ihre Angaben so präzise wie möglich:

• Leistungsbeschreibung: Definieren Sie klar, welche Dienstleistungen benötigt werden.
• Arbeitszeit: Nennen Sie bei Dienstverträgen die geschätzte Arbeitszeit und multiplizieren Sie diese mit den Kosten pro Einheit (Tagessätze, Stundensätze oder Pauschale).
   

Im Rahmen der Antragsprüfung prüfen wir die Angemessenheit von Honoraren für Dienstleistungen. Bitte beantragen Sie nur Honorare, deren Höhe sie anhand von branchenüblichen und nationalen Standards rechtfertigen können. Sie sollten folgende Punkte mit ja beantworten können:

• Haben Sie mehrere Angebote eingeholt oder einen Preisvergleich dokumentiert? Haben Sie die Entscheidung und Begründung für ein bestimmtes Angebot insbesondere dann dokumentiert, wenn es sich um hohe Summen handelt und/oder Sie sich nicht für das günstigste Angebot entschieden haben?
• Gibt es Referenzen, Empfehlungen oder Erfahrungsberichte, die die Qualität und Wirtschaftlichkeit der Dienstleistungen belegen?
• Haben Sie bei Honorarverhandlungen darauf hingewiesen, dass die Leistung für einen gemeinnützigen Zweck erbracht wird?
   

• Verträge: Fixieren Sie Verträge schriftlich. Diese sollten den Vertragsgegenstand, eine eindeutige Beschreibung der Leistungen des Auftragnehmers, den Leistungszeitraum, die Berechnungsgrundlage der Vergütung sowie Steuer-, Versicherungs- und Abgabepflichten enthalten.
• Rechnungen: Bewahren Sie Rechnungen auf, die folgende Angaben enthalten: Name, Adresse und Steuernummer des Honorarempfängers, die erbrachte Leistung, den Leistungszeitraum, den Leistungsaufwand (z. B. geleistete Stundenzahl), den anzuwendenden Umsatzsteuersatz und eine Bestätigung der Angaben durch Unterschrift.
• Zahlungsnachweise: Bewahren Sie Kontoauszüge oder Quittungen auf, die die Zahlung der Rechnungen belegen.
• Leistungsnachweise: Führen Sie Nachweise über die erbrachten Leistungen, wie Protokolle oder Berichte, um die Erfüllung der vereinbarten Aufgaben zu belegen. 
   

Bitte beachten Sie bei der Kalkulation von Reise- und Übernachtungskosten folgende Schritte und formulieren Sie Ihre Angaben so präzise wie möglich:

• Reisende: Nennen Sie die Anzahl der Reisenden
• Fahrten: Geben Sie die Anzahl der Fahrten an und beschreiben Sie die Art der Reisen:
  Handelt es sich um Bahnfahrten innerhalb Deutschlands? Können Sie Start- und Zielort benennen?
  Sind nationale, internationale oder transkontinentale Flüge geplant?
  Berücksichtigen Sie auch die Art der Fortbewegung vor Ort (z. B. öffentliche Verkehrsmittel)
• Übernachtungen: Beschreiben Sie die Anzahl der Übernachtungen und den geplanten Standort:
  Wo planen Sie die Übernachtungen? In internationalen Metropolen oder an anderen Orten?
  Geben Sie an, ob die Übernachtungen in Hotels, Hostels oder anderen Unterkünften erfolgen.
• Verpflegung: Berücksichtigen Sie Verpflegungskosten, die während der Reise anfallen. 
   

• Übernachtungen: Wählen Sie angemessene, zielgruppenorientierte und preisgünstige Übernachtungsmöglichkeiten.
• Reisemöglichkeiten: Buchen Sie möglichst umweltschonende und kostengünstige Reisemöglichkeiten. Nutzen Sie öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Bus). Wenn Sie Taxis oder Privatfahrzeuge verwenden, begründen Sie dies bitte. Für PKW-Fahrten können Sie in Deutschland eine Kilometerpauschale von bis zu 0,30 € geltend machen.
• Flugreisen: Bei notwendigen Flugreisen sollten Sie kostengünstige Optionen wählen (z. B. frühzeitige Buchungen, Spartarife). Buchen Sie Flüge in der Economy-Class.
• Frühzeitige Buchungen: Buchen Sie Reisen so früh und günstig wie möglich. Bei Bahnfahrten in Deutschland ist der Sparpreis 2. Klasse in der Regel der günstigste Tarif. Bei Unsicherheiten können auch Flexpreise sinnvoll sein; fügen Sie in diesem Fall einen Preisvergleich bei.
• Verwenden Sie Privat-Kraftfahrzeuge oder Taxis nur in begründeten Ausnahmefällen
• Stornierungen: Stornogebühren werden übernommen, wenn die Umbuchung durch uns verursacht wurde oder von Ihnen nicht beeinflussbar war (z. B. Krankheit, Streik). Bei privaten Gründen werden die Gebühren nicht übernommen. Reichen Sie die Stornierungsbestätigung und das Ticket ein.
• CO2-Kompensationen als Teil der Reisekosten: Diese können abgerechnet werden, wenn die zusätzlichen Kosten beantragt und bewilligt wurden und im Finanzplan aufgeführt sind. Bitte informieren Sie Ihre Ansprechperson aus dem Fördermanagement, wie CO2-Kompensation in Ihrer Organisation verrechnet werden.

Reisekosten sind anhand einer von der reisenden Person unterzeichneten Abrechnungsübersicht nachzuweisen. Sie muss folgende Punkte enthalten:

• Name
• Anschrift bzw. Ausgangsort
• das Reiseziel
• den Grund der Reise (Projektbezug)
• mitreisende Personen
• die Reisedauer

Bitte fügen Sie die Rechnungen und Belege (einschließlich Flugtickets, E-Tickets, Bordpass etc.) hinzu. Ist ein Flugticket oder der Bordpass nicht vorhanden, ist eine schriftliche Bestätigung der reisenden Person erforderlich, dass der Flug angetreten wurde und dass keine Erstattung von dritter Seite erfolgt ist.

Falls Sie ein Privatfahrzeug oder Taxi verwendet haben, bitten wir Sie die Gründe dafür auf der Reisekostenabrechnung zu vermerken.
 

Bitte beachten Sie bei der Kalkulation von Verpflegungs- und Bewirtungskosten folgende Schritte und formulieren Sie Ihre Angaben so präzise wie möglich:

• Anzahl: Bitte multiplizieren Sie die Anzahl der bewirteten Personen mit dem Preis pro Mahlzeit und beschreiben Sie den Anlass der Bewirtung.
   

Stellen Sie sicher, dass die Bewirtungskosten im Rahmen der üblichen Preise für die Zielgruppe, die Region und den Anlass liegen.

Belege für Bewirtungskosten müssen folgende Angaben enthalten:

• Datum: Das Datum der Bewirtung.
• Ort: Der Ort, an dem die Bewirtung stattgefunden hat
• Teilnehmende Personen: Es genügt die Nennung der Anzahl der teilnehmenden Personen und eine kurze Beschreibung des Teilnehmenden Kreis.
• Anlass: Der konkrete Anlass der Bewirtung.
• Projektbezug: Bitte nennen Sie den konkreten Projektbezug für die Bewirtung (z.B. ganztägiger Workshop zur Evaluierung des Projektes)
• Beleg: Die Rechnung, die die Kosten aufschlüsselt und dokumentiert.
• Unterschrift: Eine Unterschrift zur Bestätigung der Angaben.
   

Verwaltungskosten werden akzeptiert, wenn diese im Voraus vertraglich vereinbart wurden.

• Die Verwaltungskostenpauschale muss auf realen Aufwendungen beruhen. Der beantragte Kostenanteil muss in der Beschreibung nachvollziehbar beschrieben und begründet werden.
• Die gewählte Höhe muss angemessen für das geförderte Vorhaben sein. In der Regel können Verwaltungskosten bis zu 20 % der Fördersumme beantragt werden.
• Wird eine Verwaltungskostenpauschale genehmigt, dürfen Verwaltungskosten nicht mehr Gegenstand einer weiteren Kostenposition im Finanzplan sein.
• Bitte legen Sie im Finanzplan eine Aktivität mit dem Titel “Verwaltungskosten” an. Innerhalb der Aktivität können Sie eine Kostenposition der Kategorie “Verwaltungskosten” erfassen und beschreiben. In dieser Kostenposition können Sie die Gesamtsumme der beantragten Verwaltungskosten eintragen.
  
   

• Raum und Arbeitsplatz: z.B. Miet- und Mietnebenkosten (Strom, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Reinigung und Instandhaltung), soweit diese nicht direkt als dem Vorhaben zurechenbare Arbeitsplatzkosten geltend gemacht werden.
• Personal außerhalb des Vorhabens (Gehälter, Bezüge, Sonderzahlungen und Sozialabgaben): z.B. für die übergeordnete Leitung durch Geschäftsführung, Vorstandsmitglieder, das Rechnungs- und Personalwesen, Hausmeister sowie die allgemeine Verwaltung. Tip: Der Personalaufwand, der direkt bei einem Projekt entsteht, zählt zu den direkten Projektausgaben und nicht zu den Verwaltungskosten.
• Beihilfen und Rückstellung für Altersvorsorge und sonstige freiwillige Arbeitgeberleistungen (einschließlich allgemeiner Fort-/Weiterbildungen)
• Qualitätsmanagementsysteme
• IT-Infrastruktur: z.B. Netzwerktechnik, allgemeine Bürosoftware und Betriebssysteme, Hard- und Software. Nicht darunter fällt Hardware für das im Vorhaben eingesetzte Personal.
• Büromaterial: z.B. Toner/Druckerpatronen, Papier, Stifte, Kleingeräte, Erstellung von Kopien und sonstiges allgemeines Verbrauchsmaterial
• Allgemeine Kosten der Öffentlichkeitsarbeit wie Erstellung von allgemeinem Informationsmaterial: z.B. Flyer, Newsletter, Visitenkarten und nicht ausschließlich projektbezogene Web-Präsenze
• Kommunikation: z.B. Telefon, Internet, Porto und Versandkosten
• Wirtschaftsprüfung, Beratungskosten, jährliche Rechenschaftslegung, Versicherungen, Steuern/Abgaben, Mitgliedschaften in Kammern und Verbänden und freiwillige Beiträge zu Berufsverbänden
• Sonstige Verwaltungsgemeinkosten (zum Beispiel: Bankgebühren)
   

• Büromöbel sind keine Gemeinkosten und folglich auch nicht über die Verwaltungskostenpauschale finanzierbar.
• Gründungskosten einer neuen Organisation können nicht übernommen werden.
• Bußgelder, Geldstrafen und Kosten im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten gehören nicht zu den Verwaltungskosten.
   

Verwaltungskosten, die mit einem geschlossenen Vorhängeschloss im Finanzplan versehen sind, dürfen nicht ohne Genehmigung überschritten werden. 

Verwaltungskosten, die aus der Verwaltungskostenpauschale finanziert werden, können pauschal abgerechnet werden, ohne dass eine detaillierte Auflistung oder das Einsenden von Einzelbelegen erforderlich ist. Bitte erstellen Sie einen Eigenbeleg für die Gesamtsumme der abgerechneten Kosten.

Anwendung: 
Wenn Personen für eine projektbezogene Reisetätigkeit von der veranstaltenden Organisation nicht oder nur teilweise mit Mahlzeiten versorgt werden.

Berechnung: 
Nach den Grundsätzen des deutschen Bundesreisekostengesetzes oder vergleichbarer Richtlinien im Ausland. Abweichende Regelungen müssen begründet und explizit vereinbart werden.

Belegführung 
Für jede Person ein persönlicher Beleg oder ein Reisekostenbericht, der die Aufenthaltstage auflistet und gegebenenfalls die Abzüge angibt, wenn Mahlzeiten kostenlos bereitgestellt wurden oder nicht in den Reisezeitraum fallen.
 

Anwendung: 
Private Übernachtungen im Rahmen von projektbezogenen Reisen.

Berechnung: 
Nach dem deutschen Bundesreisekostengesetz oder vergleichbaren Richtlinien im Ausland. 
20 € können pro Person und Nacht gezahlt werden, wenn Personen eine private Unterkunft nutzen. Abweichende Regelungen müssen begründet und explizit vereinbart werden.

Belegführung 
Für jede Reise: ein persönlicher Beleg oder ein Reisekostenbericht, der die Daten und die Anzahl der Übernachtungen auflistet.
 

Anwendung: 
Grundsätzlich erwarten wir, dass möglichst preisgünstige und umweltschonende Reisemöglichkeiten gebucht werden. Nutzen Sie wo immer möglich öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Bus, etc.). Die Nutzung von Taxis und Privatfahrzeugen bitten wir zu begründen. 

Berechnung: 
Aus Stiftungsmitteln ist für PKW-Fahrten eine Kilometerpauschale zum landesüblichen Satz bis maximal 0,30 € finanzierbar.

Belegführung 
Ein Eigenbeleg oder eine Reisekostenabrechnung mit Anlass der Fahrt, Angabe der gefahrenen Kilometer sowie der Strecke (von A nach B). Sofern im Rahmen des Vorhabens regelmäßig und umfangreiche PKW-Fahrten zu erwarten sind, ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Mautgebühren u.ä. werden gegen Einzelnachweis erstattet. 
 

Anwendung:
Eine Mobilitätspauschale kann verwendet werden, wenn während eines projektbezogenen Aufenthalts regelmäßig lokale Fahrten anfallen. Dies gilt auch bei regelmäßiger Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, wenn die Abrechnung mit Einzeltickets zu aufwendig wäre. Eine Pauschale ist ebenfalls zulässig, wenn aufgrund länderspezifischer Gepflogenheiten üblicherweise keine Belege ausgestellt werden. Die Höhe der Pauschale muss im Finanzplan berechnet und vereinbart werden.

Berechnung:
Die Höhe wird auf Basis einer Vorabkalkulation oder Begründung der voraussichtlichen Kosten pro Fahrt festgelegt. Wenn für eine Reisedauer eine bestimmte Anzahl von Fahrten pauschal abgegolten werden soll, muss dies ausdrücklich pro Tag, Woche oder Monat vereinbart werden. Der festgelegte Pauschalbetrag muss unter den zu erwartenden tatsächlichen Kosten liegen.

Belegführung
Es wird ein Eigenbeleg oder eine Reisekostenabrechnung pro Person benötigt, in der die erfolgten Fahrten oder die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate angegeben werden.
 

Anwendung
Die Pauschale kann insbesondere für sehr große Veranstaltungen genutzt werden, bei denen für jede teilnehmende Person Tagungs- oder Präsentationsmaterial zusammengestellt wird. Die Höhe der Pauschale muss pro teilnehmende Person nachvollziehbar berechnet und im Finanzplan des Vertrages ausdrücklich vereinbart werden.'

Berechnung
Die Höhe der Materialpauschale basiert auf einer Vorabkalkulation der voraussichtlichen Kosten pro teilnehmende Person, z.B. für Namensschilder, Kopien, Stifte usw. und wird von der Robert Bosch Stiftung festgelegt.

Belegführung
Es wird ein Eigenbeleg benötigt, in dem die tatsächliche Anzahl der Teilnehmenden angegeben wird.
 

Der Finanzplan muss die Kalkulationsgrundlagen erkennen lassen, beispielsweise für wie viele Personen mit welchen Einzelpreisen kalkuliert wird. Geben Sie Kalkulationsgrundlagen für die einzelnen Kostenpositionen an. Wählen Sie als Einheiten Pauschal, Stück, Tag(e) oder Stunde(n).

Ergänzen Sie in der Spalte “Beschreibung” Hinweise, Präzisierungen oder Umschreibungen der Kostenpositionen. Mit diesen Angaben helfen Sie uns, Ihre Annahmen bei der Erstellung besser zu verstehen.
 

Der Freibetrag Verschiebung sagt aus, wieviel Prozent des Budgets einer Aktivität ohne weitere Abstimmung mit der Robert Bosch Stiftung auf eine andere Aktivität verschoben werden kann.
Bitte schauen Sie in Ihrem Fördervertrag in der Anlage Finanzplan nach, welcher Freibetrag für Sie gilt.  Sollten Sie den Freibetrag überschreiten, können Sie innerhalb des Förderzeitraums eine Änderung des Finanzplans über das Portal beantragen.
Bitte beachten Sie, dass der „Freibetrag Verschiebung“ keine neuen Aktivitäten abdeckt, die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses noch nicht im Finanzplan enthalten waren. Neue Aktivitäten oder Kostenpositionen müssen immer mit dem zuständigen Projektverantwortlichen abgestimmt werden.

Verwaltungskosten (Overhead) sind grundsätzlich von Verschiebungen ausgeschlossen, und dürfen nicht ohne Genehmigung überschritten werden.
 

Wenn die Robert Bosch Stiftung nur einen Teil des Vorhabens finanziert, können Sie im Portal eine Gesamtübersicht Ihrer Finanzierung z.B. als separates Excel-Dokument, hochladen, um die Gesamtfinanzierung zu veranschaulichen.

Alle Ausgaben für Ihr gefördertes Vorhaben müssen durch prüfungsfähige und ordnungsgemäße Unterlagen nachweisbar sein. Dazu gehören Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Kassenberichte und ähnliche Dokumente. Bitte dokumentieren Sie für alle Ausgaben den Bezug zum geförderten Vorhaben.

Alle mit unseren Mitteln getätigten Ausgaben müssen klar und nachvollziehbar dokumentiert werden, entsprechend den deutschen gesetzlichen Standards (Abgabenordnung). Dies gilt auch für kleine Beträge und für Beträge, die gegebenenfalls an weitere Partner weitergegeben und von diesen verwaltet werden.

Nach deutschem Recht müssen die Belege folgende Informationen enthalten:

• den vollständigen Namen und die Adresse des oder der Rechnungstellenden, als auch des oder der Rechungsempfangenden;
• das Ausstellungsdatum;
• den Betrag und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Waren oder den Umfang oder die Art anderer erbrachter Leistungen;
• den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistungserbringung;
• den geltenden Steuersatz und den zu zahlenden Steuerbetrag oder, im Falle einer Steuerbefreiung, einen Hinweis darauf, dass die Lieferung oder Leistung steuerfrei ist.
• Es müssen Rechnungen vorhanden sein. Zahlungsaufträge, Buchungsbestätigungen und vorläufige Rechnungen sind nicht ausreichend, auch wenn sie einen Preis ausweisen.
   

Bitte übersetzen Sie Belege stichwortartig ins Deutsche oder Englische, sofern diese in einer anderen Sprache ausgestellt wurden.Die Übersetzung kann im Zuge der Erstellung der Belegliste erstellt werden.

Alle Belege für Ausgaben, die aus Mitteln der Robert Bosch Stiftung (RBSG) finanziert wurden, müssen in elektronischer Form eingereicht werden. Sie können dies entweder per E-Mail oder über das Förderportal der RBSG tun.

Wichtig für den Nachweis der Belege ist die abschließende Verwendung des Förderbetrags beim endgültigen Empfänger. Die Belege und Unterlagen sollen vorzugsweise im PDF-Format elektronisch eingereicht werden. Folgende Formate werden ebenfalls akzeptiert: .xlsx, .jpg, .png, .docx.
 

Aus unseren Mitteln können nur Ausgaben beglichen werden, die in den Förderzeitraum fallen. Das bedeutet, dass das Datum der Leistungserbringung und das Rechnungsdatum innerhalb des Förderzeitraums liegen müssen.

Bitte weisen Sie bei Belegen in Fremdwährung den am Tag des Umtauschs gültigen Wechselkurs sowie den in Euro umgerechneten Betrag aus. Legen Sie dafür einen Beleg über die Umrechnung von Euro in die jeweilige Fremdwährung vor, zum Beispiel in Form eines Kontoauszuges o.ä.

Bitte bewahren Sie alle Belege für Ausgaben aus unseren Fördermitteln zehn Jahre lang auf. Ausschlaggebend ist das Datum des Endes des Förderzeitraums. Wir behalten uns das Recht vor, einzelne Belege bis zu zehn Jahre nach Ende des Förderzeitraums digital (im PDF-Format) bei Ihnen anzufordern. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Partner die Dokumente für diesen Zeitraum archivieren.

Wenn für eine kleinere Ausgabe (z.B. Parkticket, Telefonat) kein Beleg verfügbar ist oder ein Beleg verloren gegangen ist, kann in Ausnahmefällen ein interner Beleg akzeptiert werden. 

Beispiel: Aufgrund der üblichen lokalen Gepflogenheiten händigt ein Taxifahrer auf Anfrage keine Quittung aus. Der Reisende stellt dann eine interne Quittung mit einer detaillierten Beschreibung aus, unterschreibt diese und reicht die Kosten im Rahmen einer Reisekostenabrechnung ein.

Dieser muss folgende Informationen enthalten:

• Name und Adresse des Dienstleisters/Anbieters 
• Art der Ausgabe (z.B. Parkticket)
• Grund der Zahlung, der den Projektbezug deutlich macht
• Datum der Ausgabe und Datum der Ausstellung des internen Belegs
• Kosten (Gesamtsumme und Einzelpreise, falls zutreffend) mit ausgewiesener Mehrwertsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• Dokumentation des Betrags (z.B. Preisliste)
• Grund für den internen Beleg (z.B. Verlust, Diebstahl, Nutzung eines Automaten, der keinen Beleg ausstellt)
• Bestätigung, z.B. „Ich bestätige die Richtigkeit und Vollständigkeit meiner Angaben und versichere, dass ich für diese Kosten nicht von einer anderen dritten Partei entschädigt werde und keinen Antrag auf Erstattung dieser Kosten bei einer anderen dritten Partei gestellt habe oder stellen werde.“
• Unterschrift des Ausstellers/Empfängers (und vorzugsweise einer zweiten Person, die zur Vertretung der Institution berechtigt ist, z.B. ein Vorstandsmitglied)