1. Sollen die Belege mit dem Verwendungsnachweis eingereicht werden?
Belege müssen nur eingereicht werden, wenn dies in den "Besonderen Bewilligungsbedingungen" festgelegt ist. Ansonsten müssen Belege nur nach Aufforderung der Stiftung eingereicht werden.
2. Welche Belege müssen vorgelegt werden?
In der Regel genügen Belege für die Ausgaben, die aus Stiftungsmitteln finanziert wurden.
3. Sind Originalbelege erforderlich?
Bitte schicken Sie uns Originale. Sollte dies ausnahmsweise nicht möglich sein, bitten wir Sie darum, uns mit der Zusendung der Kopien die Gründe dafür zu nennen und zu bestätigen, dass es sich hierbei um Kopien der Originalbelege handelt.
4. Was sind prüfungsfähige Abrechnungsunterlagen?
Prüfungsfähige Unterlagen sind Rechnungen, Quittungen, Kassenberichte, Reisekostenabrechnungen und ähnliches. Aus den Unterlagen muss der Endempfänger der Fördermittel ersichtlich sein. Außerdem ist wichtig, dass der Projektbezug erkennbar ist. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie diesen direkt auf dem Beleg oder in der Belegliste erläutern. Aus einer Taxiquittung muss beispielsweise die Strecke (Ausgangsort und Zielort), der Anlass (z. B. Besuch des Projektetreffens), der Grund (z. B. schweres Gepäck) und ggf. Mitreisende vermerkt werden. Aus einer Restaurantrechnung muss der Anlass der Bewirtung sowie die Teilnehmer und ihre Funktion hervorgehen. Weitere Hinweise finden Sie unter dem Reiter "Belege" unter den Fragen 6. "Wie werden Reisekosten abgerechnet?", 7. "Wie werden Personalkosten abgerechnet?" und 8. "Wie werden Honorare abgerechnet?". Die einzelnen Belege müssen entsprechend der Belegliste nummeriert sein und sind in derselben Reihenfolge abzulegen, wie sie auf der Belegliste erscheinen. Weitere Hinweise finden Sie unter dem Reiter "Belegliste", Frage 1 "Was muss ich beim Ausfüllen der Belegliste beachten?".
5. Wie rechne ich Kosten ab, die nur anteilig aus Stiftungsmitteln finanziert werden?
Wenn ein Beleg aus mehreren Finanzierungsquellen beglichen wurde, ist auf dem Beleg zu vermerken, wie hoch der Anteil aus Stiftungsmitteln und wie hoch der Anteil aus der anderen Finanzierungsquelle (Eigenmittel, weitere Förderer) ist. Falls es sich um einzelne Posten handelt, können Sie diese auf dem Beleg markieren und summieren. Wird eine Kostenart auf mehrere Finanzierungsquellen verteilt, sollten Sie die Berechnungsgrundlage der Splittung angeben.
6. Wie werden Reisekosten abgerechnet?
Bitte fertigen Sie bei der Abrechnung von Reisekosten ein Deckblatt an, aus dem folgende Punkte hervorgehen:
- Name und Anschrift des Reisenden
- Ausgangsort und Ziel der Reise
- Anlass der Reise
- Reisedauer
- Unterschrift des Reisenden
- Auflistung der Belege
Fügen Sie diesem Deckblatt alle Originalbelege (Tickets; Boardingpässe; Taxibelege etc.) hinzu. Privat-Kraftfahrzeug oder Taxi sollten nur in begründeten Fällen genutzt werden. Der Grund ist auf der Reisekostenabrechnung bzw. den Einzelbelegen zu vermerken. Für Fahrten mit dem PKW können in Deutschland bis zu 0,30 € pro Kilometer geltend gemacht werden.
7. Wie werden Personalkosten abgerechnet?
Personalkosten sind je nach Art der Stelle unterschiedlich nachzuweisen.
Bei Vollzeitstellen im Rahmen des Projektes genügt ein Auszug aus der Lohnbuchhaltung bzw. Kontoauszüge
Bei Teilzeitstellen ist eine Übersicht zu erstellen, aus der die für das Projekt aufgewendeten Stunden oder der prozentuale Anteil der jeweiligen Stundenvergütung erkenntlich sind.
Honorare gehören zu den Sachkosten. Hinweise zur Belegführung finden Sie hier unter dem Reiter "Belege", Frage 8 "Wie werden Honorare abgerechnet?"
8. Wie werden Honorare abgerechnet?
Verträge sind stets schriftlich zu fixieren. Aus dem Vertrag müssen folgende Punkte hervorgehen:
- der Vertragsgegenstand
- eine eindeutige Beschreibung der Leistungen des Auftragnehmers
- die Berechnungsgrundlage der Vergütung (z. B. Stundensätze, Tagewerke)
- Steuer-, Versicherungs-, Abgabepflichten (z. B. ob die Mehrwertsteuer enthalten ist).
Die Rechnung muss folgende Punkte enthalten:
- Allgemeinen Angaben: Name, Adresse, Steuernummer des Honorarempfängers
- die erbrachte Leistung
- den Leistungszeitraum bzw. die geleistete Stundenzahl
- ggf. den anzuwendende Umsatzsteuersatz
9. Was ist bei fremdsprachigen Belegen zu beachten?
Fremdsprachige Belege - sofern nicht englischsprachig - müssen stichwortartig übersetzt werden, so dass die Kostenart, der Projektbezug und der Rechnungsbetrag ersichtlich sind.
10. Was ist bei Belegen in Fremdwährung zu beachten?
Bei Belegen in Fremdwährung ist der Wechselkurs am Tag der Umrechnung anzugeben. Zudem ist ein Beleg über die Umrechnung von Euro in die jeweilige Fremdwährung vorzulegen (Bankbeleg über den Umtausch, Kontoauszug der Auslandsüberweisung o. ä .).
11. Was tun, wenn ein Beleg fehlt?
Ist für eine geringe Leistungserbringung (z.B. Parkticket, Münztelefon etc.) oder eine Eigenleistung kein Beleg vorhanden oder wurde er verloren, kann in Ausnahmefällen ein Eigenbeleg als Ersatz anerkannt werden.
- Ein Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:
- Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
- Art der Aufwendung (z. B. Parkticket)
- Zahlungsgrund, aus dem der Projektbezug deutlich wird
- Datum der Aufwendung
- Kosten (Summe und ggf. Einzelpreise) mit ausgewiesener MwSt bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
- Beleg für die Höhe des Preises (z. B. Preisliste)
- Grund des Eigenbelegs (z.B. Verlust, Diebstahl, Benutzung eines Automaten, der keinen Beleg erstellt)
- Bestätigung z. B. "Ich bestätige die Richtigkeit sowie Vollständigkeit meiner Angaben und versichere, dass ich diese Kosten von keiner anderen Stelle erstattet bekomme und eine Erstattung dieser Kosten bei keiner weiteren Stelle beantragt habe noch beantragen werde."
- Datum der Ausstellung
- Unterschrift des Ausstellers (und möglichst von einer zweiten Person, Person, die für die Institution vertretungsberechtigt ist, z. B. einem Vorstandsmitglied)
12. Können Kosten geltend gemacht werden, die außerhalb der Projektlaufzeit angefallen sind?
Die Projektlaufzeit ist im Bewilligungsschreiben festgelegt. Abgerechnet werden können ausschließlich Ausgaben, die in diesem Zeitraum angefallen sind.