Hilfestellung und Dokumente für Projekte mit Beginn vor 2018

1. Sollen die Belege mit dem Verwendungsnachweis eingereicht werden?
Belege müssen nur eingereicht werden, wenn dies in den "Besonderen Bewilligungsbedingungen" festgelegt ist. Ansonsten müssen Belege nur nach Aufforderung der Stiftung eingereicht werden.

2. Welche Belege müssen vorgelegt werden?
In der Regel genügen Belege für die Ausgaben, die aus Stiftungsmitteln finanziert wurden.

3. Sind Originalbelege erforderlich?
Bitte schicken Sie uns Originale. Sollte dies ausnahmsweise nicht möglich sein, bitten wir Sie darum, uns mit der Zusendung der Kopien die Gründe dafür zu nennen und zu bestätigen, dass es sich hierbei um Kopien der Originalbelege handelt.

4. Was sind prüfungsfähige Abrechnungsunterlagen?
Prüfungsfähige Unterlagen sind Rechnungen, Quittungen, Kassenberichte, Reisekostenabrechnungen und ähnliches. Aus den Unterlagen muss der Endempfänger der Fördermittel ersichtlich sein. Außerdem ist wichtig, dass der Projektbezug erkennbar ist. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie diesen direkt auf dem Beleg oder in der Belegliste erläutern. Aus einer Taxiquittung muss beispielsweise die Strecke (Ausgangsort und Zielort), der Anlass (z. B. Besuch des Projektetreffens), der Grund (z. B. schweres Gepäck) und ggf. Mitreisende vermerkt werden. Aus einer Restaurantrechnung muss der Anlass der Bewirtung sowie die Teilnehmer und ihre Funktion hervorgehen. Weitere Hinweise finden Sie unter dem Reiter "Belege" unter den Fragen 6. "Wie werden Reisekosten abgerechnet?", 7. "Wie werden Personalkosten abgerechnet?" und 8. "Wie werden Honorare abgerechnet?". Die einzelnen Belege müssen entsprechend der Belegliste nummeriert sein und sind in derselben Reihenfolge abzulegen, wie sie auf der Belegliste erscheinen. Weitere Hinweise finden Sie unter dem Reiter "Belegliste", Frage 1 "Was muss ich beim Ausfüllen der Belegliste beachten?".

5. Wie rechne ich Kosten ab, die nur anteilig aus Stiftungsmitteln finanziert werden?
Wenn ein Beleg aus mehreren Finanzierungsquellen beglichen wurde, ist auf dem Beleg zu vermerken, wie hoch der Anteil aus Stiftungsmitteln und wie hoch der Anteil aus der anderen Finanzierungsquelle (Eigenmittel, weitere Förderer) ist. Falls es sich um einzelne Posten handelt, können Sie diese auf dem Beleg markieren und summieren. Wird eine Kostenart auf mehrere Finanzierungsquellen verteilt, sollten Sie die Berechnungsgrundlage der Splittung angeben.

6. Wie werden Reisekosten abgerechnet?
Bitte fertigen Sie bei der Abrechnung von Reisekosten ein Deckblatt an, aus dem folgende Punkte hervorgehen:

• Name und Anschrift des Reisenden
• Ausgangsort und Ziel der Reise
• Anlass der Reise
• Reisedauer
• Unterschrift des Reisenden
• Auflistung der Belege

Fügen Sie diesem Deckblatt alle Originalbelege (Tickets; Boardingpässe; Taxibelege etc.) hinzu. Privat-Kraftfahrzeug oder Taxi sollten nur in begründeten Fällen genutzt werden. Der Grund ist auf der Reisekostenabrechnung bzw. den Einzelbelegen zu vermerken. Für Fahrten mit dem PKW können in Deutschland bis zu 0,30 € pro Kilometer geltend gemacht werden.

7. Wie werden Personalkosten abgerechnet?

Personalkosten sind je nach Art der Stelle unterschiedlich nachzuweisen.

Bei Vollzeitstellen im Rahmen des Projektes genügt ein Auszug aus der Lohnbuchhaltung bzw. Kontoauszüge

Bei Teilzeitstellen ist eine Übersicht zu erstellen, aus der die für das Projekt aufgewendeten Stunden oder der prozentuale Anteil der jeweiligen Stundenvergütung erkenntlich sind.

Honorare gehören zu den Sachkosten. Hinweise zur Belegführung finden Sie hier unter dem Reiter "Belege", Frage 8 "Wie werden Honorare abgerechnet?"

8. Wie werden Honorare abgerechnet?

Verträge sind stets schriftlich zu fixieren. Aus dem Vertrag müssen folgende Punkte hervorgehen:

• der Vertragsgegenstand
• eine eindeutige Beschreibung der Leistungen des Auftragnehmers
• die Berechnungsgrundlage der Vergütung (z. B. Stundensätze, Tagewerke)
• Steuer-, Versicherungs-, Abgabepflichten (z. B. ob die Mehrwertsteuer enthalten ist).

Die Rechnung muss folgende Punkte enthalten:

• Allgemeinen Angaben: Name, Adresse, Steuernummer des Honorarempfängers
• die erbrachte Leistung
• den Leistungszeitraum bzw. die geleistete Stundenzahl
• ggf. den anzuwendende Umsatzsteuersatz

9. Was ist bei fremdsprachigen Belegen zu beachten?
Fremdsprachige Belege - sofern nicht englischsprachig - müssen stichwortartig übersetzt werden, so dass die Kostenart, der Projektbezug und der Rechnungsbetrag ersichtlich sind.

10. Was ist bei Belegen in Fremdwährung zu beachten?
Bei Belegen in Fremdwährung ist der Wechselkurs am Tag der Umrechnung anzugeben. Zudem ist ein Beleg über die Umrechnung von Euro in die jeweilige Fremdwährung vorzulegen (Bankbeleg über den Umtausch, Kontoauszug der Auslandsüberweisung o. ä .).

11. Was tun, wenn ein Beleg fehlt?
Ist für eine geringe Leistungserbringung (z.B. Parkticket, Münztelefon etc.) oder eine Eigenleistung kein Beleg vorhanden oder wurde er verloren, kann in Ausnahmefällen ein Eigenbeleg als Ersatz anerkannt werden.

• Ein Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:
• Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
• Art der Aufwendung (z. B. Parkticket)
• Zahlungsgrund, aus dem der Projektbezug deutlich wird
• Datum der Aufwendung
• Kosten (Summe und ggf. Einzelpreise) mit ausgewiesener MwSt bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
• Beleg für die Höhe des Preises (z. B. Preisliste)
• Grund des Eigenbelegs (z.B. Verlust, Diebstahl, Benutzung eines Automaten, der keinen Beleg erstellt)
• Bestätigung z. B. "Ich bestätige die Richtigkeit sowie Vollständigkeit meiner Angaben und versichere, dass ich diese Kosten von keiner anderen Stelle erstattet bekomme und eine Erstattung dieser Kosten bei keiner weiteren Stelle beantragt habe noch beantragen werde."
• Datum der Ausstellung
• Unterschrift des Ausstellers (und möglichst von einer zweiten Person, Person, die für die Institution vertretungsberechtigt ist, z. B. einem Vorstandsmitglied)

12. Können Kosten geltend gemacht werden, die außerhalb der Projektlaufzeit angefallen sind?
Die Projektlaufzeit ist im Bewilligungsschreiben festgelegt. Abgerechnet werden können ausschließlich Ausgaben, die in diesem Zeitraum angefallen sind. Ausschlaggebend ist das Datum der Leistungserbringung.

1. Was muss ich beim Ausfüllen der Belegliste beachten?
Die Belegliste ist eine Übersicht über alle Ausgaben Ihres Projektes. In der Belegliste müssen nur die Ausgaben aufgeführt werden, die aus Stiftungsmitteln finanziert wurden. Jeder Beleg wird nummeriert aufgeführt und entsprechend dieser Nummerierung abgelegt. Bitte achten Sie darauf, dass die Zuordnung der Belege zur Belegliste mit möglichst geringem Aufwand nachvollziehbar ist. Übertragen Sie das Belegdatum, den Aussteller bzw. Zahlungsempfänger, den Rechnungsbetrag und den Projektbezug vom Beleg in die Belegliste. Sollte der Projektbezug nicht aus einem Beleg hervorgehen, können Sie ihn im Bemerkungsfeld erläutern. In die Spalte "Kostenart" ist eine Kostenart entsprechend des Kosten- und Finanzierungsplans einzutragen.

2. Können anstelle der Belegliste auch Ausdrucke aus der Buchhaltung (Saldenlisten o. ä.) vorgelegt werden?
Ja, sofern alle Angaben, die in dem Formular "Belegliste" angefordert werden, aus den Buchhaltungslisten hervorgehen.

1. Was ist der Finanzplan?
Der Kosten- und Finanzierungsplan ist Ihre Finanzkalkulation. Er wurde auf Grundlage Ihres Antrages erstellt. Er ist untergliedert in Personal- und Sachkosten und gibt die Kostenstruktur des Projektes wieder (Eigen-, Dritt- und RBSG-Mittel). Die bewilligten Mittel müssen entsprechend der Kostenarten des Kosten- und Finanzierungsplans verwendet werden. Sollten sich Abweichungen entweder innerhalb der bewilligten Kostenarten oder in der Gesamtfinanzierung abzeichnen, müssen diese schriftlich mit der Stiftung abgestimmt werden. Bitte beachten Sie hierzu die Frage 2 "Was ist eine Umwidmung?" unter dem Reiter "Kosten- und Finanzierungsplan".

2. Was ist eine Umwidmung?
Da sich bei der Durchführung des Projektes Änderungen der Finanzplanung ergeben können, ist es möglich, eingesparte Mittel auf eine andere bewilligte Kostenarten zu übertragen sofern sich der Projektcharakter dadurch nicht ändert. Liegt der umdisponierte Betrag im Rahmen des Umwidmungsfreibetrages, können Sie die Änderungen eigenverantwortlich vornehmen. Falls der Umwidmungsfreibetrag überschritten wird oder falls Sie unsicher sind, setzen Sie sich bitte frühzeitig mit Ihrem Ansprechpartner in der Stiftung in Verbindung. Eine Umwidmung, die den Umwidmungsfreibetrag überschreitet, ist immer schriftlich zu beantragen. Erläutern Sie die Gründe und fügen Sie einen aktualisierten Kosten- und Finanzierungsplan bei, den Sie im Dokumentencenter herunterladen können. Eine Umwidmung muss von der Stiftung schriftlich bestätigt werden. Nicht genehmigte Umwidmungen können zu Rückforderungen führen.

3. Was ist der Umwidmungsfreibetrag?
Umwidmungsfreibeträge werden bis zu einer festgesetzten Höhe und pro Kostenart bewilligt. Sie finden Ihren Umwidmungsfreibetrag unterhalb des Kosten- und Finanzierungsplans Ihrer Bewilligung: "Änderungen von mehr als ... € sind vorab schriftlich zu beantragen und bedürfen einer Entscheidung der Stiftung in schriftlicher Form". Sollten in Ihrem Projekt nicht alle bewilligten Mittel einer Kostenart benötigt werden, so kann diese Einsparung auf eine andere bewilligte Kostenart umdisponiert werden. Der Umwidmungsfreibetrag stellt dabei die Höchstgrenze dar, bis zu der Umwidmungen nicht durch die Stiftung genehmigt werden müssen. Der Umwidmungsfreibetrag bezieht sich nicht auf neue Kostenarten, die im Kosten- und Finanzierungsplan nicht enthalten sind.

4. Was ist zu tun, wenn sich die Finanzierungsanteile ändern?
Falls sich eine Änderung der Finanzierungsanteile ergeben sollte (z.B. eingeplante Drittmittel fallen weg oder fallen höher aus als erwartet), ist die Stiftung unverzüglich zu unterrichten.

1. Wie fülle ich den Verwendungsnachweis aus?
Der Verwendungsnachweis ist Ihre Projektabrechnung. Er listet die angefallenen Gesamtkosten des Projektes auf und ist nach den bewilligten Kostenarten des Kosten- und Finanzierungsplanes gegliedert. Mit dem Verwendungsnachweis geben Sie an, wie viele Mittel in den einzelnen Kostenarten verwendet wurden. Dabei steht jede Zeile für eine Kostenart.

In Spalte 1 tragen Sie die tatsächlichen Gesamtkosten ein, die während Ihres Projektes angefallen sind.

In Spalte 2 geben Sie die Mittel an, die aus dem Etat Ihrer Institution pro Kostenart bereitgestellt und verausgabt wurden. Einnahmen (z. B. aus Tagungsgebühren, Eintrittsgeldern, Teilnehmerbeiträge) sind unter den Eigenmitteln einzutragen.

In Spalte 3 sind die Mittel aufzuführen, die Sie von anderen Institutionen, Stiftungen, Sponsoren etc. für das Projekt erhalten haben.

In Spalte 4 werden die bewilligten Mittel laut dem Kosten- und Finanzierungsplan aufgeführt. Wurde Umwidmungen genehmigt, sind hier die bewilligten Mittel laut des aktualisierten Kosten- und Finanzierungsplans einzutragen.

In Spalte 5 summieren Sie die Beträge aus Ihrer Belegliste für jede Kostenart.

In Spalte 6 ist die Differenz zwischen den von der Stiftung bewilligten Mittel (Spalte 4) und den tatsächlich ausgegebenen Stiftungsmittel (Spalte 5) zu berechnen. Hier sollten keine Abweichungen auftreten, die den Umwidmungsfreibetrag übersteigen, da diese bei der Stiftung im Voraus schriftlich zu beantragen sind und mittels aktualisiertem Kosten- und Finanzierungsplan schriftlich von uns genehmigt werden. Sollten dennoch Abweichungen auftreten, die den Umwidmungsfreibetrag überschreiten, sind diese nachträglich zu begründen.

Addieren Sie nun alle Summen pro Spalte in der Zeile "Projektkosten gesamt". Haben sich die Finanzierungsanteile (prozentual oder betragsmäßig) gegenüber dem Kosten- und Finanzierungsplan geändert, bitten wir dies nachträglich zu begründen. Unterschreiben Sie den Verwendungsnachweis im Original.

2. Wer unterschreibt den Verwendungsnachweis?
Der Verwendungsnachweis ist vom Bewilligungsempfänger zu unterzeichnen. Bitte schreiben Sie den Namen auch in Druckbuchstaben aus. Sollte dies nicht möglich sein, so kann auch ein unterschriftsberechtigter Vertreter der Institution das Formular unterschreiben. Bitte vermerken Sie in diesem Fall die Funktion des Vertretungsberechtigten auf dem Formular.

3. Darf ich ein individuelles Formular verwenden?
Sie können gerne ein individuelles Formular verwenden, wenn es die gleichen Angaben wie unser Formular enthält. Insbesondere muss folgender Bestätigungssatz enthalten sein: "Wir bestätigen, dass wir die Fördermittel für o. g. Verwendungszweck entsprechend den Bewilligungsbedingungen gemeinnützig verwendet haben und die in Spalte 5 aufgeführten Kosten ausschließlich bei der Robert Bosch Stiftung abgerechnet wurden. Die Angaben sind durch prüfungsfähige Unterlagen belegt. Unterlagen liegen als Anlage bei/nicht bei."

4. Was sind Kostenarten?
Kostenarten klassifizieren Kosten gleicher Ausprägung, wie z.B. Reisekosten, Tagungskosten, Bewirtungskosten, Druckkosten etc. Die Kostenarten werden projektbezogen auf Grundlage ihres Antrags festgelegt. Die Stiftung unterscheidet im Verwendungsnachweis zwischen Personalkosten und Sachkosten. Stiftungsmittel werden immer zweckgebunden für Kostenarten bewilligt und einer der beiden Kostengruppen zugeordnet. In Ihrem Kosten- und Finanzierungsplan werden alle abrechenbaren Kostenarten Ihres Projekts aufgelistet.