Stiftung im Wandel: Wie interne Moderation Veränderungsprozesse unterstützt

Karin Karlsson (Senior Projektmanagerin, Internationale Verständigung und Kooperation) und Eva Roth (Projektmanagerin, Wissenschaft) sind erfahrene Mitarbeiterinnen und erlebten bereits einige stiftungsinterne Entwicklungen. „Ich habe eine große Leidenschaft für Situationen, in denen es ‚menschelt‘ und darum geht, was Veränderung in der Organisation mit den Menschen macht“, erklärt Karin Karlsson. Daher habe sie sich für die Weiterbildung beworben. „Ich möchte mein Gespür für Menschen und ihre Bedürfnisse sowie die Fähigkeit zu vermitteln noch besser einsetzen können“, ergänzt sie. Dazu der Wunsch, „mich persönlich weiterzuentwickeln, aber auch stärker im Haus zu vernetzen durch Einblick in andere Bereiche und Teams.“ Eva Roth beschreibt dies ähnlich. Auch sie habe gereizt, „wieder mehr bereichsübergreifend zu arbeiten und mit Kollegen und Kolleginnen in den Austausch zu kommen, mit denen ich in meinem Arbeitsalltag weniger zu tun habe.“ Sie schätzt die Möglichkeit, „mich persönlich weiterzuentwickeln, Neues zu lernen und meine Kompetenzen zu erweitern.“ Ganz praktisch versprach sie sich zudem „Impulse für neue Formate von Austausch und Partizipation, die sich auch auf so manche Projektneuentwicklung übertragen lassen.“

Attraktives Angebot mit hohem Zuspruch

Zwei Jahre dauert die berufsbegleitende Weiterbildung, die von Dr. Maja Sibylle Pflüger (Teamleiterin, Bürgergesellschaft) im Auftrag der Personalabteilung intern koordiniert und mit der externen Agentur Maiconsulting umgesetzt wird. 2017 startete die erste, sechsköpfige Gruppe – und wurde zum Erfolgsmodell. Das attraktive Angebot findet hohen Zuspruch und die interne Bewerberlage ist sehr gut; derzeit wird die dritte Generation weitergebildet. So umfasst der „ModPool“ inzwischen über 20 Personen. Sie absolvieren zwei Theorieseminare und sechs Treffen für Austausch und Supervision. Außerdem gibt es von Anfang an praktische Einsätze. „Wichtig ist“, so Karin Karlsson, „dass wir nur interne Moderationen übernehmen und nur solche, die explizit im Zusammenhang mit Veränderungsprozessen stehen. Wir machen also keine klassische Workshop- oder Veranstaltungsmoderation im Rahmen von Projekten.“ 

Passende Methode für jedes Anliegen

Eva Roth beschreibt das Vorgehen: „Zunächst gibt es einen Termin für ein sogenanntes Auftragsklärungsgespräch. Darin werden Ziele, zeitlicher Rahmen und Wünsche an die Moderation, die aus einer Einzelperson oder einem Zweierteam bestehen kann, besprochen. Ablauf und Methoden legen wir immer individuell fest.“ Entscheidend sei, ergänzt Karin Karlsson, „in diesem Gespräch die Bedarfe wirklich richtig zu erfassen, und gemeinsam scharf gestellt zu bekommen, was eigentlich das Anliegen bzw. gewünschte Ergebnis ist. Wenn das gut gelingt, findet sich eine passende Methode, die zum Ziel führt.“ Die Anliegen sind vielfältig. Zum Beispiel bei Führungskräfte- und Mitarbeiterwechseln Teams dabei zu unterstützen, vorhandenes Wissen zu bündeln und für die weitere Arbeit zur Verfügung zu stellen. Oder ein Team reflektiert angesichts der Veränderungen seine bisherigen Ziele und erarbeitet neue, kombiniert mit einer Schärfung von Aufgabenprofilen, Organisation und Kommunikation. Aber auch ein Kick-Off-Meeting zu einem neuen, bereichsübergreifenden Thema hat es schon gegeben. Nach dem Kennenlernen aller Beteiligten standen hier Ziele, Rollen, Verantwortlichkeiten und Formen der internen Zusammenarbeit auf dem Programm. 

Dankbare Kunden aus dem Kollegenkreis

Die Kunden aus dem Kollegenkreis können einzelne Moderatoren gezielt anfragen. Ob es dann thematisch und zeitlich passt, liegt vor allem an der Verfügbarkeit der Angefragten. Denn alle Moderatoren üben diese Aufgabe zusätzlich zu ihrer eigentlichen Tätigkeit aus. „Wir werden oft für einen Folgetermin, etwa ein erneutes Teamforum, angefragt“, erklärt Eva Roth. Das zeige dann, dass sich die Zusammenarbeit beim ersten Mal bewährt habe. „Die meisten waren bisher dankbare Kunden und haben sich mit großer Offenheit und Geduld auf alles eingelassen“, beschreibt Karin Karlsson ihre Erfahrungen. Viele empfänden es als Vorteil, „dass ich aus dem gleichen Stall komme, viele Situationen kenne und damit gut bewerten kann.“ Aber, das sei zu beachten, „wenn es hart auf hart kommt, kann das auch ein Problem sein und das System kommt an seine Grenzen. Echte Konflikte und vertrauliche Dinge kann und will man nicht vor internen Moderatoren besprechen.“

Wertschätzung und steigende Nachfrage

„Der ModPool baut Brücken“, betont Karin Karlsson. Denn, „wir sind zwar eine Stiftung, aber unsere tägliche Arbeit und unsere verschiedenen Perspektiven führen dazu, dass wir oft eine sehr unterschiedliche Sicht auf die Dinge haben.“ Persönlich nehme sie viel für ihre eigene Arbeit mit, denn „oft bin ich ja selber ‚Betroffene“. Eva Roth nimmt wahr, dass „die Nachfrage nach interner Moderation stetig zunimmt, wir das Vertrauen der Kollegen genießen und unser Einsatz für die Teams geschätzt wird.“ Sie ist sich sicher: „Das Angebot, sich als Team ein- oder zweimal pro Jahr Zeit zu nehmen für eine intern moderierte Bestandsaufnahme, stärkt das kollegiale Miteinander in der Stiftung insgesamt.“