Digitalisierung – ein Projekt der ganzen Stiftung

Als Martin Rist und Maria Trini vor etlichen Jahren zur Robert Bosch Stiftung kamen, gehörte es zu den wichtigsten Schritten der Einarbeitung, das „Stipro“ kennenzulernen. Die stiftungseigene Software für das Fördermanagement, in der ersten Fassung bereits Anfang der 1990er Jahre gestartet, beinhaltete die gesamte Aktenlage von der Adresspflege bis zum Bewilligungsbescheid. Der aber selbstverständlich auch in Papierform in den Schränken hing. Heute sind dies nur noch Erinnerungen: „2018 erfolgte der Go-Live der neuen Softwarelösung ‚Nukleus‘ und 2020 komplettierte die Inbetriebnahme des Portals das System“, erklärt Martin Rist. „Damit haben wir den Förderprozess, vom Einreichen einer Idee bis zum Projektabschluss, für alle Mitarbeitenden und Förderpartner nahezu durchgängig digitalisiert.“ 

„Power User“ haben wichtige Aufgaben

Was so einfach klingt, erforderte mehrere Jahre aufeinander folgender Projektphasen von der Marktrecherche bis hin zu den anspruchsvollen internen Migrationsprozessen; all das im stetigen Austausch mit externen Dienstleistern. „Als wir begannen, wählten wir für die Stiftung bewusst den ‚Greenfield‘-Ansatz und hatten somit die Chance, alte Strukturen konsequent aus der Perspektive der Nutzer:innen neu zu denken“, erläutert Maria Trini das Vorgehen. In einem agilen Prozess habe man Mitarbeitende aus allen Bereichen und mit unterschiedlichen Funktionen ins Boot geholt. Sie gaben regelmäßig Feedback aus dem Arbeitsalltag, auch von den Kolleg:innen ihrer Bereiche, und formulierten den Bedarf in „Change Requests“. „Diese ‚Power User‘ sind sehr wichtig“, betont Martin Rist. „Sie interessieren sich stark für digitale Möglichkeiten, sind versiert in der Anwendung und haben gleichzeitig viel praktische Erfahrung an ihrem Arbeitsplatz.“ Maria Trini nennt einen weiteren Vorteil des „PUT“ (Power User Team): „Die unterschiedlichen Vorhaben der Digitalisierung liefen parallel zu einer inhaltlichen Neuaufstellung unserer Förderung insgesamt. Diese brachte zusätzliche digitale Anforderungen, aber auch Synergien mit sich, die wir kontinuierlich im Prozess berücksichtigten.“

Von Kinderkrankheiten und Klick Cafés

Es ist normal, dass bei einem derart umfangreichen Vorhaben und den teils sehr komplexen digitalen Lösungen nicht alles nach Plan bzw. auf Knopfdruck perfekt läuft; Maria Trini und Martin Rist nennen es die „Kinderkrankheiten“. Zumal die Kolleg:innen manchmal dazu neigten, „immer mehr zu wollen“, wie es beide schmunzelnd beschreiben. Hier sei die sorgfältige Abwägung wichtig: „Ist der jeweilige Wunsch praktikabel, nachhaltig, auf Dauer angelegt, finanziell überschaubar und für das Haus insgesamt eine Verbesserung oder lediglich eine Einzelfalllösung“, lauten die Kriterien. „Immer nur weiter digital anzubauen, ist keine professionelle Vorgehensweise“, verdeutlichen sie. Den engen Kontakt zu den Usern sehen Maria Trini und Martin Rist aber definitiv als ein großes Plus und eine auch persönlich wertvolle Erfahrung der letzten Jahre. Für individuelle Fragen aus der Mitarbeiterschaft wurde für die Zeit nach der Einführung ein wöchentliches Klick-Café eingerichtet, natürlich ebenfalls digital.

Mobil voll arbeitsfähig

Wie richtig und zeitlich passend die Robert Bosch Stiftung mit ihren digitalen Projekten lag, zeigte die Corona-Pandemie auf einen Schlag. „Wir waren im Home Office mit individuellen Laptops sofort mobil voll arbeitsfähig“, so Maria Trini; Internet-Telefonie und Online-Konferenzen inklusive. „Mit der Ablösung der alten Softwarelösung durch die neuen Kernsysteme ‚Nukleus“ und ‚Portal‘ ist uns ein revolutionärer Veränderungsprozess gelungen“, sagt Martin Rist. „Dieser Grad der Digitalisierung macht uns weiterhin zum Vorreiter im Stiftungssektor“, ist er sich sicher. So habe der Implementierungspartner von „Nukleus“ und „Portal“ inzwischen viele Anfragen und Aufträge anderer Stiftungen erhalten.