„Die Stiftung ist willkommend!“: Onboarding gelingt auch in Pandemiezeiten

Alle neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Robert Bosch Stiftung absolvieren in ihren ersten Arbeitsmonaten im Rahmen eines umfassenden Onboarding-Prozesses auch ein gemeinsames, mehrtägiges Einführungsseminar – seit Jahren ein bewährtes Format, das den Weg in die komplexe Stiftungswelt mit ihren vielfältigen Themen und Abläufen ebnen soll. Wie gelingt dies auch in Pandemie-Zeiten wirkungsvoll?

Robert Bosch Stiftung | April 2021
Videokonferenz auf dem Laptop
AdobeStock/Andrey Popov

Aufgrund der Corona-Pandemie musste das Einführungsseminar virtuell stattfinden.

Als in der Personalabteilung im Sommer 2020 die Planung für das Seminar im November anlief, ging man von einer externen Präsenzveranstaltung in Stuttgart aus. Doch angesichts steigender Infektionszahlen musste das ausgeklügelte Konzept ständig angepasst werden. „Zuerst suchten wir ein anderes Tagungshaus, um Mindestabstände und Hygienekonzepte strenger einzuhalten“, erinnert sich Michelle Schönbach, die das Seminar als Hospitantin betreute. „Dann änderten wir in ein Hybridformat, bei dem sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer unseres Berliner Standorts per Videokonferenz zuschalten“, erläutert sie. Aber zwei Wochen vor dem Termin war alles wieder ganz anders; es kam der bundesweite Lockdown. Was also tun? „Jetzt musste es schnell gehen, denn eine Absage war definitiv keine Alternative“, sagt Michelle Schönbach. Es galt, die technischen Voraussetzungen für alle zu organisieren und zu testen, die Präsentationen der Referentinnen und Referenten aufzubereiten sowie das zweitägige, dicht gefüllte Programm so anzupassen, dass es für die 14 Angemeldeten abwechslungs- und lehrreich blieb. 

Breiter Blick auf die Stiftung

„Das ist vollauf gelungen, und ich habe mich sehr gut aufgehoben gefühlt. Die Stiftung ist willkommend“, meint Teilnehmerin Claudia Rolf, seit August 2020 als Teamleitung „Demokratie“ am Standort Berlin tätig. „Wir Neuen haben jeweils eine kurze digitale Vorstellung für die Begrüßungsrunde vorbereitet“, erinnert sie sich. Dann sei es Schlag auf Schlag gegangen. „Das Seminar öffnete den breiten Blick auf die Stiftung.“ Sie habe es „als Zeichen der Wertschätzung“ empfunden, dass dies für die meisten Themen „die Bereichsleiterinnen und -leiter übernommen haben.“ Die beiden Tage seien sehr intensiv gewesen und „ich bin für das Rundum-Sorglos-Paket dankbar“, so Claudia Rolf. 

Stifterperspektive besonders bereichernd

Als „besonders bereichernd“ beschreibt sie, „dass ich die Perspektive des Stifters Robert Bosch kennengelernt habe“. Dies bestätigt Onboarding-Teilnehmer Marcel Hadeed, seit Juli 2020 Senior Projektmanager im Team „Strategische Partnerschaften“ in Berlin. „Der Einblick in die Geschichte war ein echtes Highlight“, meint er. Denn wie die Stiftung heute arbeite, um „die Welt zu verbessern und zu verändern“, gehe auf dieses Fundament zurück. „Durch den breit angelegten Überblick“, so Marcel Hadeed, „lernte ich die Unternehmenskultur gut kennen und kann meine eigene Arbeit besser einordnen.“ Außerdem schätzte er es, die Kolleginnen und Kollegen wie auch die Bereichsleitungen wenigstens digital kennengelernt zu haben. 

Positives Feedback und Verbesserungsvorschläge

Marcel Hadeed regt künftig eine zeitliche Entzerrung an und schlägt vor, „zum Beispiel drei halbe Tage im Online-Format vorzusehen“, denn der eng getaktete Zeitplan sei „durchaus anstrengend“ gewesen. Dies bestätigt Claudia Rolf: „Breakout-Sessions waren leider nicht möglich. Dennoch wurde umsichtig geplant, z.B. mit einer Bewegungspause.“ Sie kann sich außerdem gut vorstellen, dass ein abgeschlossenes Thema, wie etwa die IT, separat als verpflichtende Einführung angeboten wird, „um neue Mitarbeitende unmittelbar einzubinden“. Alle Rückmeldungen nimmt die Personalabteilung gerne auf, denn vermutlich müssen einige weitere Termine online laufen. „Das ist schon eine große Herausforderung, und wir bekamen insgesamt viel positives Feedback“, freut sich Michelle Schönbach, die an beiden Tagen als Moderatorin und „Zeitwächterin“ fungierte. Als Hospitantin beendete sie im Januar 2021 ihre Stiftungszeit, bleibt aber der Bosch-Welt treu: Im Februar trat sie eine feste Stelle bei der Bosch BKK in Stuttgart an.