Zaman Çizelgesi: Almanya - Türkiye

Türk Ortakİlk Ziyaretin Almanya’ya ve İkinci Ziyaretin Türkiye’ye Olması Durumundaki Proje

Almanya’ya ilk Ziyaret için Zaman Çizelgesi (örnek)

Zaman	Alman Ortak	Türk Ortak
Başvuru öncesinde	İletişim kurma / kararlaştırma, (üçüncül kaynakların kullanılması talep edilmekte)	İletişim kurma/kararlaştırma, (üçüncül kaynakların kullanılması talep edilmekte)
Başvuru öncesinde	Velilere ilişkin bilgi: program özeti (tarihler dahil), yazılı izin/kabul bildirimi	Velilere ilişkin Bilgi: Program özeti (tarihler dahil), Velilerin yazılı izin/kabul bildirimi Ancak geçerli pasaportu olanlar kayıt yaptırabilirler: Pasaport fotokopileri toplanmalı ve bilgiler denetlenmeli
Başvuru öncesinde	Davetiye ve proje onayının gönderilmesi (plânlama bilgileri: Tarih, katılımcı sayısı, yaş, konu)	Okul yönetiminin imzası ile proje ve onay yazısı konusunda bağlayıcı kararların alınması
Proje başlangıcından en az 2 ay önce (değişimden yaklaşık 8 ay önce)	Teşvik kaynakları için başvuru yapılması ve Türk ortakların işbirliği onayının eklenmesi	İşbirliği onayı oluşturulması ve Alman ortağa gönderilmesi
Değişimden yaklaşık 6-8 ay önce	Ailelerin yanında konaklamayı sağlamak	Uygun uçuş fiyatları konusunda bilgi edinme Fiyatlar, tarihler ve havalimanlarının bildirilmesi
Yaklaşık 6 ay önce	RBSG tarafından teşvik kaynaklarının kabulü / iptali
6 ay önce	Vize başvurusu Öğretim elemanları için resmi davetiyenin gönderilmesi (isimler, tarihler, süre vb. vize verilmesi için gerekli) ve ilgili başkonsolosluğa yazılı bildirilmesi – Proje ve program tanımlarının güncelleştirilmesi	Öğretim elemanlarının hazırlık buluşmasına ilişkin vize alımı ve uçuş yeri ayırtma
Yaklaşık 6 ay önce (olabildiğince erken)	Danışmanların Almanya’daki hazırlık buluşması: Dersler eşliğinde haftalarca sürecek hazırlık aşamasının birlikte plânlanması
Yaklaşık 5 ay önce	Vize başvurusu Resmi davetiyenin gönderilmesi (kişi sayısı, tarih, süre vb. Vize verilmesi için gerekli) ve başkonsolosluğa yazılı bildirimde bulunma
Yaklaşık 3 ay önce (olabildiğince erken)		Yurtdışına çıkış izni için başkonsolosluğa başvuru Velilerin kabul yazılarının noter onaylı olması
En az 3 ay önce	Konaklamanın kesinleşmesi ve ulaşım için gerekli biletlerin ayırtılması
En az 2-3 ay önce	Program plânlamasına ilişkin onay ve bilgilerin gönderilmesi	Uçuş bilgileri Tarihlerin onaylanmasının bildirilmesi
Yaklaşık 2-3 ay önce	Gençlerin özel durumlarına ilişkin bilgi alışverişi, örneğin öğrencilerin hastalıkları ve gerekli ilâçlar Öğrencilerin ve velilerinin bilgilerine ilişkin listelerin alışverişi (adresler, telefon numaraları)
Değişimden 3 ay önce	İlgili ülkelerdeki öğrencilerin projeye hazırlık çalışmalarının başlangıcı Türk ve Alman öğrencilerin ilk iletişim kurmaları (örneğin öğrencilerin kendilerine ilişkin bilgileri içeren kısa bilgileri değişim ortaklarıyla paylaşmaları)
2 ay önce	Programın gönderilmesi	Pasaportların denetlenmesi
4 hafta önce	Türk ve Alman taraflar için hastalık, kaza, tutuklanma ve yasal korunma özellikleri içeren bir sigorta paketinin yaptırılması	Sigortalar için katılımcı listelerinin gönderilmesi (isimler, doğum tarihleri)
2 hafta önce	Güncel iklim verileriyle ilgili bilgilendirme
2 hafta önce		Bagajların tamamlanması: kültürel ve proje malzemeleri, konuklar için armağanlar, giysiler; döviz alımı
Proje uygulama
Kurallara göre	Türk ve Alman danışmanların birlikte sonuçları toparlayıp değerlendirmeleri; İçeriksel bulguların ve kültürlerarası deneyimlerin öğrenciler tarafından değerlendirilmesi; Raporların ve yazılı geribildirimlerin oluşturulması; Açılımlar: uygulama / öğrenciler ve danışmanlar tarafından deneyimlerin geliştirilmesi
Kurallara göre en fazla 1 hafta		Almanya’daki okul ile hesapların tamamlanması ve RBSG’ye raporun gönderilmesi
Kurallara göre en fazla 4 hafta	Belgelerin ve raproların Robert Bosch Vakfı’na gönderilmesi

Türkiye’deki İkinci Ziyaret için Zaman Çizelgesi (örnek)

Zaman	Türk Ortak	Alman Ortak
Yaklaşık 4 ay öncesinde	Velilere ilişkin Bilgi: program özeti (tarihler dahil), yazılı izin/kabul bildirimi	Velilere ilişkin Bilgi: Program özeti (tarihler dahil), velilerin yazılı izin/kabul bildirimi Ancak geçerli pasaportu/ kimlik kartı olanlar kayıt yaptırabilirler: Pasaport fotokopileri toplanmalı ve bilgiler denetlenmeli Üçüncü dünya ülkeleri öğrencileri için giriş koşullarının çözümlenmesi
Yaklaşık 4 ay önce		Bağlayıcı kararların gönderilmesi
Değişimden yaklaşık 4 ay önce	Ailelerin yanında konaklamayı sağlamak	Uygun uçuş fiyatları konusunda bilgi edinme Fiyatlar, tarihler ve havalimanlarının bildirilmesi
Yaklaşık 4 ay önce	Vize başvurusu Resmi davetiyenin gönderilmesi (kişi sayısı, tarih, süre vb. Vize verilmesi için gerekli) ve başkonsolosluğa yazılı bildirimde bulunma
Yaklaşık 3 ay önce (olabildiğince erken)		Yurtdışına çıkış izni için başkonsolosluğa başvuru
3 ay önce	Proje ve program tanımlarının güncelleştirilmesi ve dersler eşliğinde haftalarca sürecek hazırlık aşmasının birlikte plânlanması ve uygulanması Öğrenciler arasındaki iletişimi derinleştirmek
En az 2 ay önce	Konaklamanın kesinleşmesi ve ulaşım için gerekli biletlerin ayrılması Program plânlamasına ilişkin onay ve bilgilerin gönderilmesi	Uçuş bilgileri Tarihlerin onaylanmasının bildirilmesi
2 ay önce	Programın gönderilmesi	Pasaportların denetlenmesi
Yaklaşık 1-2 ay önce	Gençlerin özel durumlarına ilişkin bilgi alışverişi, örneğin öğrencilerin hastalıkları ve gerekli ilâçlar Öğrencilerin ve velilerinin bilgilerine ilişkin listelerin alışverişi (adresler, telefon numaraları)
4 hafta önce		Sigortalar için katılımcı listelerinin gönderilmesi (isimler, doğum tarihleri) Alman ve Türk taraflar için hastalık, kaza, tutuklanma ve yasal korunma özellikleri içeren bir sigorta paketinin yaptırılması
2 hafta önce	Güncel iklim verileriyle ilgili bilgilendirme
2 hafta önce		Bagajların tamamlanması: kültürel ve proje malzemeleri, konuklar için armağanlar, giysiler; döviz alımı
Proje uygulama
Kurallara göre	Projeyi sonuçlandırmak için özel bir toplantı: Türk ve Alman danışmanların birlikte sonuçları toparlayıp değerlendirmeleri ve kardeş okul işbirliğinin devamı için hazırlık; İçeriksel bilgilerin ve kültürlerarası deneyimlerin öğrenciler tarafından değerlendirilmesi; Açılımlar: Uygulama / Öğrenciler ve danışmanlar tarafından deneyimlerin geliştirilmesi
Kurallara göre en fazla 1 hafta	Almanya’daki okul ile hesapların tamamlanması ve RBSG’ye raporun gönderilmesi
Kurallara göre en fazla 4 hafta		Tüm hesaplamaların ve sonuç raporunun Robert Bosch Vakfı’na gönderilmesi