Zaman Çizelgesi: Türkiye - Almanya

İlk Ziyaretin Türkiye’ye ve İkinci Ziyaretin Almanya’ya Olması Durumundaki Proje

Türkiye’ye ilk Ziyaret için Zaman Çizelgesi (örnek)

Zaman	Alman Ortak	Türk Ortak
Başvuru öncesinde	İletişim kurma / kararlaştırma, (üçüncül kaynakların kullanılması talep edilmekte)	İletişim kurma/kararlaştırma, (üçüncül kaynakların kullanılması talep edilmekte)
Başvuru öncesinde	Velilere ilişkin bilgi: program özeti (tarihler dahil), yazılı izin/kabul bildirimi	Velilere ilişkin bilgi: Program özeti (tarihler dahil), Velilerin yazılı izni/kabul bildirimi Ancak geçerli pasaportu olanlar kayıt yaptırabilirler: Pasaport fotokopileri toplanmalı ve bilgiler denetlenmeli
Başvuru öncesinde	Davetiye ve proje onayının gönderilmesi (plânlama bilgileri: Tarih, katılımcı sayısı, yaş, konu)	Okul yönetiminin imzası ile proje ve onay yazısı konusunda bağlayıcı kararların alınması
Proje başlangıcından en az 2 ay önce (değişimden yaklaşık 8 ay önce)	İşbirliği onayı oluşturulması ve Alman ortağa gönderilmesi	Teşvik kaynakları için başvuru yapılması ve Türk ortakların işbirliği onayının eklenmesi
Değişimden yaklaşık 6-8 ay önce	Ailelerin yanında konaklamayı sağlamak	Uygun uçuş fiyatları konusunda bilgi edinme Fiyatlar, tarihler ve havalimanlarının bildirilmesi
Yaklaşık 6 ay önce	RBSG tarafından teşvik kaynaklarının kabulü / iptali
6 ay önce	Proje ve program tanımlarının güncelleştirilmesi	Öğretim elemanlarının hazırlık buluşması için uçuş bilgileri Üçüncü ülke statüsündeki öğrencilerin giriş koşullarınının çözümlenmesi
Yaklaşık 6 ay önce (olabildiğince erken olmalı)	Danışmanların Türkiye’deki hazırlık buluşması: Dersler eşliğinde haftalarca sürecek hazırlık aşamasının birlikte plânlanması
Yaklaşık 5 ay önce	Üçüncü ülke statüsündeki ülkelerdeki öğrencilerin vize başvuruları Resmi davetiyenin gönderilmesi (kişi sayısı, tarih, süre vb. Vize verilmesi için gerekli) ve ilgili başkonsolosluğa yazılı bildirimin iletilmesi
Yaklaşık üç ay önce (olabildiğince erken olmalı)		Yurtdışına çıkış izni için başkonsolosluğa başvuru Velilerin kabul yazılarının noter onaylı olması
Yaklaşık üç ay önce		Gerekli görülürse yurtdışına çıkış izni için başkonsolosluğa başvuru yapılmalı
En az 3 ay önce	Konaklamanın kararlaştırılması ve ulaşım için gerekli biletlerin ayrılması
En 2-3 ay önce	Program plânlamasına ilişkin onay ve bilgilerin gönderilmesi	Uçuş bilgileri, tarihlerin onaylanmasının bildirilmesi
Yaklaşık 2-3 ay önce	Gençlerin özel durumlarına ilişkin bilgi alışverişi, örneğin öğrencilerin hastalıkları ve gerekli ilâçlar Öğrencilerin ve velilerinin bilgilerine ilişkin listelerin alışverişi (adresler, telefon numaraları)
Değişimden 3 ay önce	İlgili ülkelerdeki öğrencilerin projeye hazırlık çalışmalarının başlangıcı Türk ve Alman öğrencilerin ilk iletişimi kurmaları (örneğin öğrencilerin kendilerine ilişkin bilgileri içeren kısa bilgileri değişim ortaklarıyla paylaşmaları)
3-2 ay önce	Programın gönderilmesi	Pasaportların denetlenmesi
4 hafta önce	Sigortalar için katılımcı listelerinin gönderilmesi (isimler, doğum tarihleri)	Türk ve Alman taraflar için hastalık, kaza, tutuklanma ve yasal korunma özellikleri içeren bir sigorta paketinin yaptırılması
2 hafta önce	Güncel iklim verileriyle ilgili bilgilendirme
2 hafta önce		Bagajların tamamlanması: kültürel ve proje malzemeleri, konuklar için armağanlar, giysiler; döviz alımı
Proje uygulama
Kurallara göre	Türk ve Alman danışmanların birlikte sonuçları toparlayıp değerlendirmeleri; İçeriksel bulguların ve kültürlerarası deneyimlerin öğrenciler tarafından değerlendirilmesi; Raporların ve yazılı geribildirimlerin oluşturulması; Açılımlar: uygulama / öğrenciler ve danışmanlar tarafından deneyimlerin geliştirilmesi
Kurallara göre en fazla 1 hafta	Almanya’daki okulla hesapların tamamlanması ve RBSG’ye raporun gönderilmesi
Kurallara göre en fazla 4 hafta		Belgelerin ve raporların RBSG’ye gönderilmesi

Almanya’ya İkinci Ziyaret için Zaman Çizelgesi (örnek)

Zaman	Alman Ortak	Türk Ortak
Yaklaşık 4 ay önce	Velilere ilişkin bilgi: program özeti (tarihler dahil), yazılı izin/kabul bildirimi	Velilere ilişkin bilgi: Program özeti (tarihler dahil), velilerin yazılı izin/kabul bildirimi Ancak geçerli pasaportu/ kimlik kartı olanlar kayıt yaptırabilirler: Pasaport fotokopileri toplanmalı ve bilgiler denetlenmeli
Yaklaşık 4 ay  önce	Proje konusunda alınan bağlayıcı kararların gönderilmesi
Değişimden yaklaşık 4 ay önce	Ailelerin yanında konaklamayı sağlamak	Uçuş fiyatları konusunda bilgilenme Fiyat, tarih ve havalimanına ilişkin bilgilerin gönderilmesi
Yaklaşık 4 ay önce	Vize başvurusu Resmi davetiye (kişi sayısı, tarih, süre vb. vize verilmesi için gerekli) ve ilgili başkonsolosluğa yazılı bildirimin gönderilmesi
Yaklaşık 3 ay önce (olabildiğince erken)		Başkonsolosluğa yurtdışına çıkış izni için başvuruda bulunmak
3 ay önce	Proje ve program tanımının güncelleştirilmesi ve haftalarca derslere eşlik edecek olan hazırlık aşmasının birlikte plânlanması ve uygulanması Öğrenciler arasındaki iletişimi derinleştirmek
En az 2 ay önce	Konaklamanın kesinleştirilmesi ve ulaşımın plânlanması Program plânlamasına ilişkin onay ve bilgilerin gönderilmesi	Uçak biletlerinin satın alınması Tarihlerin onaylanması
2 ay önce	Programın gönderilmesi	Pasaportların denetlenmesi
Yaklaşık 1-2 ay önce	Gençlerin özel durumlarına ilişkin bilgi alışverişi, örneğin öğrencilerin hastalıkları ve gerekli ilâçlar Öğrencilerin ve velilerinin bilgilerine ilişkin listelerin alışverişi (adresler, telefon numaraları)
4 hafta önce	Türk ve Alman taraflar için hastalık, kaza, tutuklanma ve yasal korunma özellikleri içeren bir sigorta paketinin yaptırılması	Sigorta için katılımcı listesinin gönderilmesi (isimler, doğum tarihleri)
2 hafta önce	Güncel iklim verileriyle ilgili bilgilenme
2 hafta önce		Bagajların tamamlanması: kültürel ve proje malzemeleri, konuklara ilişkin armağanlar, giysiler; döviz alımı
Proje uygulama
Kurallara göre	Projeyi sonuçlandırmak için özel bir toplantı: Türk ve Alman danışmanların birlikte sonuçları toparlayıp değerlendirmeleri ve kardeş okul işbirliğini sürdürme hazırlığı için; Öğrenciler tarafından içeriksel bilgilerin ve kültürlerarası deneyimlerin değerlendirilmesi; Açılımlar: Uygulama / Öğrenciler ve danışmanlar tarafından deneyimlerin geliştirilmesi
Kurallara göre en fazla 1 hafta		Almanya’daki okul ile hesapların tamamlanması ve RBSG’ye raporun gönderilmesi
Kurallara göre en fazla 4 hafta	Hesaplama ve sonuç raporunun RBSG’ye gönderilmesi